ซื้อของขวัญให้ลูกค้า หรือพนักงาน จัดการเอกสารบัญชีอย่างไรได้บ้าง มาทำการเรียนรู้ว่าจะทำอย่างไรให้ถูกต้อง ตรงใจสรรพากร โดยการซื้อของขวัญให้ลูกค้าเป็นกลยุทธ์ทางการตลาดที่หลายบริษัทนิยมใช้ แต่การจะนำค่าใช้จ่ายและภาษีที่เกิดขึ้นมาใช้ทางภาษีได้อย่างถูกต้องนั้น มีหลักเกณฑ์ที่ซับซ้อนและต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

1. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

หลักการ: โดยทั่วไปแล้ว ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อของขวัญเพื่อแจกให้ลูกค้า เป็นภาษีซื้อต้องห้าม หมายความว่า ไม่สามารถนำมาใช้หักกับภาษีขายของบริษัทได้ และไม่สามารถขอคืนได้

• ข้อยกเว้น: ในบางกรณีที่เข้าเกณฑ์การส่งเสริมการขาย เช่น การให้ของแถมที่มีมูลค่าไม่เกินที่กำหนดไว้ หรือการให้ตัวอย่างสินค้า อาจไม่เข้าข่ายภาษีซื้อต้องห้าม แต่ต้องมีหลักฐานชัดเจนว่าเป็นไปตามนโยบายส่งเสริมการขายของบริษัท
• สิ่งที่ต้องทำ: เมื่อซื้อของขวัญมาเพื่อแจกลูกค้า แม้คุณจะได้ใบกำกับภาษีซื้อมาก็ตาม คุณไม่สามารถนำภาษีในส่วนนี้ไปบันทึกในรายงานภาษีซื้อเพื่อขอเครดิตได้ แต่ต้องนำไปรวมกับต้นทุนของของขวัญนั้น ๆ

2. ภาษีเงินได้นิติบุคคล

หลักการ: ค่าใช้จ่ายในการซื้อของขวัญให้ลูกค้าสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ แต่ต้องอยู่ภายใต้หลักเกณฑ์ของ “ค่ารับรอง” ซึ่งกฎหมายกำหนดเพดานไว้ชัดเจน

• เงื่อนไข:
  
  1. ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการรับรองหรือให้บริการลูกค้า โดยมีหลักฐานประกอบที่ชัดเจน
  2. เป็นค่าใช้จ่ายตามประเพณีทางธุรกิจทั่วไป
  3. มีมูลค่าไม่เกิน 2,000 บาท ต่อคน ต่อครั้ง (รวม VAT แล้ว) หากเกินกว่านี้ ส่วนที่เกินจะถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม และไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้
  4. ยอดรวมของค่ารับรองทั้งปี ต้องไม่เกินร้อยละ 0.3 ของยอดรายได้ หรือทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า แต่ต้องไม่เกิน 10 ล้านบาท
• การบันทึกบัญชี:
  • ซื้อของขวัญ: เดบิต ค่ารับรอง/ของขวัญ (มูลค่าสินค้า + ภาษีซื้อต้องห้าม) และ เครดิต เงินสด/เจ้าหนี้
  • ตัวอย่าง: ซื้อกระเช้าของขวัญให้ลูกค้ามูลค่า 2,500 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 175 บาท รวม 2,675 บาท
    • เดบิต ค่ารับรอง 2,000 บาท
    • เดบิต รายจ่ายต้องห้าม 675 บาท
    • เครดิต เงินสด/เจ้าหนี้ 2,675 บาท

ตามหลักกฎหมายภาษี การจ่ายเช็คเป็นของขวัญให้พนักงาน ไม่ได้ถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม เพราะเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง แต่มีหลักเกณฑ์การพิจารณาที่ซับซ้อน ทำให้ผู้ประกอบการเข้าใจผิดได้

ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน

มาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากรระบุว่า “รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว การให้โดยเสน่หา หรือการบริจาค” ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามที่ไม่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้

การที่หลายคนเข้าใจผิดว่า การให้ของขวัญแก่พนักงานเป็นรายจ่ายต้องห้าม เพราะเป็นการให้โดยเสน่หา มาจากความไม่ชัดเจนในความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง แต่ในทางกฎหมายภาษีมองว่า การให้ของขวัญหรือเงินพิเศษแก่พนักงานเป็นการตอบแทนการทำงานและสร้างขวัญกำลังใจ ซึ่งถือเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง

เหตุผลที่ถือเป็นรายจ่ายทางภาษี

1. เป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ: การจ่ายเงินพิเศษให้พนักงานถือเป็นค่าตอบแทนที่นายจ้างจ่ายให้เพื่อแลกกับการทำงานของพนักงาน และเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหารงานบุคคลเพื่อรักษาพนักงานที่มีคุณภาพไว้กับบริษัท ซึ่งถือเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการโดยตรง
2. เป็นเงินได้ของพนักงาน: เงินที่บริษัทจ่ายให้พนักงานไม่ว่าจะในรูปแบบใดก็ตาม ถือเป็น “เงินได้พึงประเมิน” ของพนักงาน และต้องถูกนำไปคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงานด้วย นั่นหมายความว่าเงินส่วนนี้ไม่ได้เป็นรายจ่ายที่ให้ฟรีโดยเสน่หา แต่เป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษี

สิ่งที่ต้องปฏิบัติอย่างถูกต้อง

แม้ว่าจะสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่บริษัทจะต้องดำเนินการอย่างถูกต้องเพื่อป้องกันปัญหาทางภาษีในอนาคต:

• บันทึกบัญชี: บันทึกค่าใช้จ่ายนี้ในหมวด “เงินเดือนและโบนัส” หรือ “ค่าตอบแทนพนักงาน”
• หักภาษี ณ ที่จ่าย: บริษัทต้องมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินที่จ่ายให้พนักงาน และนำส่งให้กรมสรรพากรตามรอบระยะเวลาที่กำหนด
• เอกสารหลักฐาน: ต้องมีเอกสารประกอบการจ่ายเงินที่ชัดเจน เช่น สำเนาเช็ค และใบสำคัญจ่าย

การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะทำให้การจ่ายเช็คเป็นของขวัญให้พนักงานเป็นรายจ่ายที่ถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถนำมาหักจากรายได้เพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ค่ะ โดยการจ่ายเช็คเป็นของขวัญให้พนักงานสามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายที่ถูกต้องของบริษัทได้ แต่ต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขและหลักเกณฑ์ทางภาษีที่เกี่ยวข้องทั้งในส่วนของบริษัทและพนักงาน

ในมุมมองของบริษัท (ภาษีเงินได้นิติบุคคล)

การจ่ายเช็คเป็นของขวัญให้พนักงานสามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายที่ถูกต้องของบริษัทได้ โดยจะต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในหมวด “เงินเดือนและโบนัส” หรือ “ค่าใช้จ่ายพนักงาน” ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการ

• หลักฐาน: บริษัทต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินที่ชัดเจน เช่น สำเนาเช็ค, ใบสำคัญจ่าย, และเอกสารที่แสดงว่ามีการมอบของขวัญให้กับพนักงานจริง
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย: บริษัทมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินของขวัญนั้นด้วย ซึ่งโดยทั่วไปจะถือเป็นเงินได้พึงประเมินประเภท มาตรา 40(1) หรือ 40(2) ซึ่งต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของพนักงาน

ในมุมมองของพนักงาน (ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา)

เงินที่ได้รับจากเช็คของขวัญจะถือเป็น เงินได้พึงประเมิน ของพนักงาน ซึ่งพนักงานมีหน้าที่ต้องนำไปรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในสิ้นปี

• ตัวอย่าง: หากพนักงานได้รับเช็คของขวัญมูลค่า 5,000 บาท ทางบริษัทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากยอดนั้น และพนักงานจะต้องนำเงิน 5,000 บาทนี้ไปรวมกับเงินเดือนและรายได้อื่น ๆ เพื่อคำนวณภาษีในแบบ ภ.ง.ด.91 หรือ 90

ข้อควรระวัง

• ไม่สามารถนำไปเป็นค่ารับรอง: ของขวัญที่ให้พนักงาน ไม่ใช่ค่ารับรอง เพราะค่ารับรองมีไว้สำหรับลูกค้าหรือผู้ที่มีความเกี่ยวข้องทางธุรกิจเท่านั้น
• ต้องมีการหักภาษี: หากบริษัทจ่ายเงินให้พนักงานโดยไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย ทางบริษัทจะมีความผิดฐานไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย และเมื่อถูกตรวจสอบก็จะไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายส่วนนี้มาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

ดังนั้น การจ่ายเช็คเป็นของขวัญให้พนักงานสามารถทำได้และถูกต้องตามกฎหมาย แต่บริษัทต้องมั่นใจว่าได้บันทึกบัญชีอย่างถูกต้องและมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายอย่างครบถ้วน

สรุป

การซื้อของขวัญให้ลูกค้าสามารถนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ในส่วนของ ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภายใต้ข้อกำหนดของค่ารับรองที่จำกัดมูลค่าและเพดานรวม แต่ในส่วนของ ภาษีมูลค่าเพิ่ม นั้น ไม่สามารถนำภาษีซื้อมาใช้หักกับภาษีขายได้ เพราะถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม เพื่อให้การบันทึกบัญชีถูกต้อง คุณควรแยกประเภทค่าใช้จ่ายนี้อย่างชัดเจนและเก็บหลักฐานการซื้อไว้เพื่อการตรวจสอบค่ะ

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน

เฟกบุ๊ก: www.facebook.com/accprotax/

 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax