วิธีการเก็บเอกสารบัญชีภาษี และระยะเวลาการเก็บเอกสาร

เหตุผลที่ต้องเก็บเอกสาร เพราะผู้ประกอบการมีหน้าที่ตามกฎหมายในการเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษี ตามที่กฏหมายกำหนดไว้ดังนี้

พระราชบัญญัติทางบัญชี พ.ศ.2543

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีหรือผู้มีหน้าที่จัดให้มีการทำบัญชี ซึ่งหมายถึง เจ้าของกิจการหรือกรรมการบริษัท ต้องเก็บรักษาข้อมูลและเอกสารต่อไปนี้

1. บัญชีโดยบัญชี

• บัญชีรายวัน

ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย บัญชีรายวันทั่วไป

• บัญชีแยกประเภท

ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน,รายได้และค่าใช้จ่าย,ลูกหนี้ และเจ้าหนี้

• บัญชีสินค้า
• บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่น และบัญชีแยกประเภทย่อยตามความจำเป็นของธุรกิจ

2. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

หมายถึง บันทึกหรือเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการลงบัญชี ซึ่งแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท

• เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ เป็นต้น

• เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้บุคคลภายนอก

ได้แก่ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น

• เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตน

ได้แก่ ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใบเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น

มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับที่ 89

ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดเก็บรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานหรือสถานที่อื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด นับตั้งแต่วันยื่นแบบแสดงรายการหรือวันที่จัดทำรายงานประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับที่ 89 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดทำรายงานภาษีขาย รายงานซื้อและรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

สำหรับใบกำกับภาษีซื้อและหลักฐานที่ใช้ประกอบในการลงรายงานภาษีซื้อให้จัดเก็บเรียงตามลำดับและตรงตามรายการในรายงาน โดยจัดเก็บแยกต่างหากจากเอกสารหลักฐานอื่น แยกเก็บเป็นรายเดือนภาษี จัดเรียงตามลำดับเลขที่ใบกำกับภาษีและเรียงตามลำดับวันเดือนปีที่เกิดขึ้นก่อนหลัง

ระยะเวลาในการเก็บเอกสารบัญชีและภาษี

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 กำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี เป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการ โดยอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีอำนาจกำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้

2. มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร

มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บเอกสารรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ประกอบการลงรายงาน ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานหรือสถานที่อื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน

เกร็ดความรู้กับธรรมนิติ : วิธีการเก็บเอกสารบัญชีภาษี และระยะเวลาการเก็บเอกสาร

อ้างอิง : วิธีการเก็บเอกสารบัญชีภาษีและระยะเวลาการเก็บเอกสาร – (peakaccount.com)