การบริหารจัดการข้อมูลลูกจ้างที่เข้า-ออกกับสำนักงานประกันสังคมเป็นหน้าที่สำคัญของนายจ้าง เพื่อให้ลูกจ้างได้รับสิทธิประโยชน์ตามกฎหมายและเพื่อให้กิจการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. ประกันสังคม พ.ศ. 2533 อย่างถูกต้อง หากนายจ้างละเลยหรือไม่แจ้งตามกำหนด อาจมีโทษปรับ หรือทำให้ลูกจ้างเสียสิทธิประโยชน์ได้

กรณีลูกจ้าง “เข้า” กิจการ

เมื่อกิจการรับลูกจ้างเข้าทำงาน (ไม่ว่าจะเป็นพนักงานประจำ, พนักงานสัญญาจ้าง, หรือลูกจ้างชั่วคราวที่มีค่าจ้าง และไม่จำกัดจำนวนลูกจ้าง) นายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนกับสำนักงานประกันสังคม

สิ่งที่ต้องแจ้ง:

1.แจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (ลูกจ้างใหม่):

• • นายจ้างจะต้องแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนให้ลูกจ้าง ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ลูกจ้างเริ่มทำงาน
  • ลูกจ้างจะได้เป็นผู้ประกันตนตามมาตรา 33

2.เลือกสถานพยาบาล:

• • นายจ้างมีหน้าที่ให้ลูกจ้างเลือกสถานพยาบาลในโครงการประกันสังคม
  • ลูกจ้างสามารถเปลี่ยนสถานพยาบาลได้ปีละครั้งในช่วง 1 มกราคม – 31 มีนาคม ของทุกปี

แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง:

• สปส. 1-03 (แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน): เป็นแบบฟอร์มสำหรับแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่
  • รายละเอียด: ประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัวของลูกจ้าง (ชื่อ-สกุล, เลขบัตรประชาชน, วันเกิด, ที่อยู่) และข้อมูลการจ้างงาน (วันที่เริ่มงาน, ค่าจ้าง, ตำแหน่ง) พร้อมทั้งการเลือกสถานพยาบาล
  • เอกสารแนบ (อาจจำเป็น): สำเนาบัตรประชาชนของลูกจ้าง, สำเนาทะเบียนบ้าน (บางกรณี)
• สปส. 1-01 (แบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง): สำหรับนายจ้างที่ยังไม่เคยขึ้นทะเบียนกับประกันสังคมมาก่อน (มีลูกจ้างคนแรก) ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างพร้อมกับแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างคนแรก
  • รายละเอียด: ข้อมูลของสถานประกอบการ (ชื่อ, ที่ตั้ง, ประเภทธุรกิจ, จำนวนลูกจ้าง)
• สปส. 6-07 (ทะเบียนผู้ประกันตน): นายจ้างต้องกรอกข้อมูลผู้ประกันตนลงในทะเบียนนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบและควบคุมงาน

การนำส่งเงินสมทบ:

• หลังจากแจ้งขึ้นทะเบียนแล้ว นายจ้างมีหน้าที่หักเงินค่าจ้างของลูกจ้างในส่วนของผู้ประกันตน (ปัจจุบัน 5% ของค่าจ้าง สูงสุดไม่เกิน 750 บาท/เดือน) และสมทบในส่วนของนายจ้าง (ปัจจุบัน 5% ของค่าจ้าง สูงสุดไม่เกิน 750 บาท/เดือน) และรัฐบาล (2.75% ของค่าจ้าง) รวมแล้วนำส่งให้สำนักงานประกันสังคม ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการจ่ายค่าจ้าง

กรณีลูกจ้าง “ออก” จากกิจการ

เมื่อลูกจ้างลาออก เลิกจ้าง หรือสิ้นสภาพจากการเป็นพนักงานด้วยเหตุอื่นใด นายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งการสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตนกับสำนักงานประกันสังคม

สิ่งที่ต้องแจ้ง:

1. แจ้งความสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน:

   • นายจ้างต้องแจ้งการสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตนของลูกจ้าง ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หลังจากที่ลูกจ้างสิ้นสุดสภาพการเป็นลูกจ้าง
   • สำคัญ: การแจ้งล่าช้าอาจส่งผลกระทบต่อสิทธิประโยชน์กรณีว่างงานของลูกจ้าง
2. ระบุสาเหตุการออกจากงาน:
   • ในแบบฟอร์มจะต้องระบุสาเหตุที่ลูกจ้างออกจากงาน (เช่น ลาออกเอง, เลิกจ้าง, ครบกำหนดสัญญาจ้าง, เกษียณอายุ) เนื่องจากมีผลต่อการพิจารณาสิทธิประโยชน์บางประเภทของลูกจ้าง โดยเฉพาะกรณีว่างงาน

แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง:

• สปส. 6-09 (แบบแจ้งความสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน): เป็นแบบฟอร์มสำหรับแจ้งการออกจากงานของลูกจ้าง
  • รายละเอียด: ข้อมูลลูกจ้าง (ชื่อ-สกุล, เลขบัตรประชาชน), วันที่สิ้นสุดการเป็นลูกจ้าง, สาเหตุการสิ้นสุดการเป็นลูกจ้าง, และข้อมูลนายจ้าง
  • เอกสารแนบ (ถ้ามี): สำเนาบัตรประชาชนลูกจ้าง (บางกรณี)

การนำส่งเงินสมทบ (เดือนสุดท้าย):

• นายจ้างยังคงต้องหักและนำส่งเงินสมทบในเดือนที่ลูกจ้างทำงานเป็นเดือนสุดท้าย โดยนำส่งพร้อมยอดของพนักงานคนอื่นๆ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ช่องทางการแจ้งประกันสังคม

ปัจจุบัน นายจ้างสามารถแจ้งเข้า-ออก ลูกจ้างได้หลายช่องทางเพื่อความสะดวก:

1. ผ่านระบบ e-Service ของสำนักงานประกันสังคม (ออนไลน์):
   • เป็นช่องทางที่สะดวกและรวดเร็วที่สุด นายจ้างต้องลงทะเบียนเพื่อขอ Username และ Password กับสำนักงานประกันสังคมก่อน
   • สามารถทำรายการแจ้งเข้า-ออก, แจ้งเงินสมทบ, และตรวจสอบข้อมูลได้ตลอด 24 ชั่วโมง
   • หากยื่นแบบแสดงรายการเงินสมทบ (สปส.1-10) และชำระเงินสมทบผ่านระบบนี้ จะได้ขยายเวลาออกไปอีก 7 วัน (รวมเป็นภายในวันที่ 22 ของเดือนถัดไป)
2. ยื่นที่สำนักงานประกันสังคมพื้นที่/จังหวัด/สาขา:
   • เตรียมแบบฟอร์มและเอกสารที่เกี่ยวข้องไปยื่นด้วยตนเองที่สำนักงานประกันสังคมที่สถานประกอบการตั้งอยู่
3. ทางไปรษณีย์ลงทะเบียน:
   • ส่งแบบฟอร์มและเอกสารที่เกี่ยวข้องไปยังสำนักงานประกันสังคมที่รับผิดชอบ

สิทธิประโยชน์ของลูกจ้าง (ผู้ประกันตน) ที่เกี่ยวข้องกับการแจ้งเข้า-ออก

การแจ้งเข้า-ออกอย่างถูกต้องและทันเวลา มีผลโดยตรงต่อสิทธิประโยชน์ที่ลูกจ้างจะได้รับจากกองทุนประกันสังคม ดังนี้:

เมื่อลูกจ้าง “เข้า” ระบบ:

• สิทธิประกันสังคมมาตรา 33: ลูกจ้างจะได้รับความคุ้มครอง 7 กรณี ได้แก่ เจ็บป่วย/ประสบอันตราย, คลอดบุตร, ทุพพลภาพ, ตาย, สงเคราะห์บุตร, ชราภาพ และว่างงาน (สิทธิบางอย่างต้องจ่ายเงินสมทบครบตามเกณฑ์)

เมื่อลูกจ้าง “ออก” จากระบบ:

• สิทธิกรณีว่างงาน: หากลูกจ้างถูกเลิกจ้างหรือลาออกเอง จะมีสิทธิได้รับเงินทดแทนกรณีว่างงาน หากจ่ายเงินสมทบครบตามเกณฑ์และขึ้นทะเบียนผู้ว่างงานกับสำนักงานจัดหางาน ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ออกจากงาน การที่นายจ้างแจ้งออกล่าช้า จะทำให้ลูกจ้างไม่สามารถยื่นขอรับสิทธิได้ทันทีและล่าช้าออกไป
• สิทธิประกันสังคมมาตรา 39 (ทางเลือกสำหรับลูกจ้างที่ลาออก): ลูกจ้างที่ลาออกจากงานและเคยเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33 มาแล้วไม่น้อยกว่า 12 เดือน สามารถสมัครเป็นผู้ประกันตนมาตรา 39 ได้ เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ประกันสังคม (ยกเว้นกรณีว่างงาน) โดยต้องสมัครภายใน 6 เดือนนับจากวันที่ออกจากงาน
• สิทธิอื่นๆ ยังคงอยู่ (หากครบเงื่อนไข): สิทธิในกรณีเจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ หรือตาย อาจยังคงอยู่ระยะหนึ่งหลังจากออกจากงาน (ขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่เคยส่งเงินสมทบ)

บทลงโทษสำหรับนายจ้างที่ไม่แจ้งหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายประกันสังคม

หากนายจ้างมีเจตนาแจ้งเข้า-ออกล่าช้า หลงลืม หรือมีเจตนาจะหลีกเลี่ยงฝ่าฝืนหน้าที่ตามที่กฎหมายกำหนด สำนักงานประกันสังคมสามารถเปรียบเทียบปรับตามกฎหมายได้ เช่น:

• ไม่แจ้งขึ้นทะเบียนนายจ้าง/ลูกจ้าง หรือแจ้งล่าช้า: อาจมีโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
• ไม่นำส่งเงินสมทบ หรือนำส่งไม่ครบถ้วน: ต้องจ่ายเงินสมทบที่ขาด พร้อมเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือน ของเงินสมทบที่ยังไม่ได้นำส่งหรือนำส่งไม่ครบถ้วน
• ไม่แจ้งการสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน หรือแจ้งล่าช้า: อาจมีโทษปรับไม่เกิน 10,000 บาท

ดังนั้น การแจ้งเข้า-ออกลูกจ้างต่อสำนักงานประกันสังคมอย่างถูกต้องและทันเวลา จึงเป็นหน้าที่สำคัญที่นายจ้างไม่ควรมองข้าม เพื่อประโยชน์ของทั้งกิจการและลูกจ้างเองค่ะ

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

 ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax