บิลค่าใช้จ่ายที่ไม่สมบูรณ์ นำมาบันทึกบัญชีอย่างไร

บิลเงินสดค่าสินค้า

บิลค่าใช้จ่ายที่ไม่สมบูรณ์ นำมาบันทึกบัญชีอย่างไร เพื่อเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ด้วย โดยการนำ “บิลเงินสด” มาใช้เป็น ค่าใช้จ่ายทางบัญชี และเป็น รายจ่ายทางภาษี ที่ถูกต้องและสรรพากรยอมรับได้นั้น ถือเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจัดการอย่างรอบคอบ เนื่องจากบิลเงินสดเป็นเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินตามมาตรฐานทั่วไป

เพื่อความถูกต้องตามประมวลรัษฎากร กิจการจะต้องมีเอกสารประกอบที่ช่วยยืนยันความมีอยู่จริงของรายจ่าย (มาตรา 65 ตรี (9)) และพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน (มาตรา 65 ตรี (18))

นี่คือการอธิบายโดยละเอียดถึงองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับเอกสารชุดนี้:


I. รายละเอียดที่ต้องมีบน “บิลเงินสด” (เอกสารหลักฐานการรับเงิน)

แม้บิลเงินสดจะเป็นเอกสารที่ไม่สมบูรณ์ แต่หากผู้ขาย/ผู้ให้บริการออกให้ จะต้องพยายามให้มีรายละเอียดครบถ้วนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้:

องค์ประกอบ

รายละเอียดที่จำเป็น

ความสำคัญ

ข้อมูลผู้รับเงิน (ผู้ขาย)ชื่อ หรือชื่อกิจการ/ร้านค้า ที่อยู่ และที่สำคัญที่สุดคือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (13 หลัก) หรือ เลขบัตรประจำตัวประชาชนเพื่อพิสูจน์ว่า ใครเป็นผู้รับเงิน (ตามมาตรา 65 ตรี (18)) หากขาดข้อมูลนี้ สรรพากรอาจไม่ยอมรับเป็นรายจ่าย
ข้อมูลผู้จ่ายเงิน (บริษัท)ควรมีการระบุ ชื่อ บริษัท หรืออย่างน้อยชื่อผู้ซื้อ/ผู้เบิกเพื่อพิสูจน์ว่ารายจ่ายนี้ เป็นของกิจการ
รายการสินค้า/บริการระบุชื่อสินค้า/บริการ, จำนวน, ราคาต่อหน่วย, และราคารวม อย่างชัดเจนเพื่อยืนยันว่ารายการดังกล่าวเป็น รายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ (มาตรา 65 ตรี (13))
วันที่วัน เดือน ปี ที่ซื้อขายสินค้าหรือบริการเพื่อใช้บันทึกบัญชีให้ตรงตามรอบระยะเวลา
ลายมือชื่อลายมือชื่อผู้รับเงิน (สำคัญที่สุด) และควรมีลายมือชื่อผู้จ่ายเงินด้วยเป็นการยืนยันการทำรายการและรับเงินจริง

II. เอกสาร “ใบแทน” และ “ใบประกอบ” เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ

เนื่องจากบิลเงินสดมักขาดรายละเอียดสำคัญ (โดยเฉพาะเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ) กิจการจึงต้องจัดทำเอกสารภายในเพิ่มเติมเพื่อประกอบการบันทึกบัญชี

1. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (ใช้เมื่อหาใบเสร็จ/บิลเงินสดไม่ได้ หรือบิลไม่สมบูรณ์)

เอกสารนี้ใช้ในกรณีที่ซื้อสินค้า/บริการเบ็ดเตล็ดมูลค่าไม่สูงนัก หรือไม่สามารถขอเอกสารที่ถูกต้องจากผู้ขายได้จริง (ห้ามใช้กับรายจ่ายมูลค่าสูง หรือรายจ่ายที่สามารถเรียกใบกำกับภาษีได้)

  • ผู้จัดทำ: พนักงานของกิจการ (ผู้เบิกจ่าย) หรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
  • รายละเอียด: ต้องระบุชื่อผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ (บริษัท), วันที่จ่ายเงิน, รายละเอียดสินค้า/บริการ, จำนวนเงิน, ชื่อและตำแหน่งผู้เบิกจ่าย, และลายมือชื่อผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติ
  • การแนบ: นำบิลเงินสดที่มีอยู่ (ถ้ามี) มาแนบกับใบรับรองฯ นี้เพื่อยืนยันรายการ

2. ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)

เป็นเอกสารภายในของกิจการที่ใช้บันทึกการจ่ายเงิน จะต้องจัดทำขึ้นทุกครั้งที่จ่ายเงิน และแนบเอกสารหลักฐานทั้งหมดเข้ากับใบสำคัญจ่าย

  • ผู้จัดทำ: ฝ่ายบัญชี/การเงิน
  • รายละเอียด: เลขที่ใบสำคัญจ่าย, วันที่จ่าย, ชื่อผู้รับเงิน (ให้ตรงกับบิลเงินสด), รายการที่จ่าย, จำนวนเงิน, และลายเซ็นผู้อนุมัติ

III. หลักฐานการจ่ายเงินที่ต้องแนบ

ไม่ว่าจะใช้บิลเงินสด, ใบสำคัญรับเงิน หรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ว่า “เงินได้ออกจากกระเป๋าของบริษัทไปจริง”

วิธีการจ่ายเงิน

หลักฐานที่ต้องแนบ

โอนเงินผ่านธนาคารสลิปการโอนเงิน หรือ หลักฐานการตัดบัญชีจากธนาคาร (Bank Statement) ที่แสดง ชื่อผู้โอน, ชื่อผู้รับโอน, จำนวนเงิน, และวันเวลา
เช็คสำเนาเช็ค ที่ระบุชื่อผู้รับเงินชัดเจน (ควรมีการขีดคร่อม A/C Payee Only) และหลักฐานการตัดบัญชีของธนาคาร
เงินสดต้องแนบ สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน (ผู้ขาย/ผู้ให้บริการ) โดยมีลายเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง เพื่อพิสูจน์ตัวตนของผู้รับเงินให้ชัดเจนที่สุด

IV. หน้าที่ทางภาษีอื่น ๆ ที่ต้องพิจารณา

หากรายการในบิลเงินสดเป็นรายจ่ายประเภทที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย บริษัทมีหน้าที่ต้องปฏิบัติเพิ่มเติม:

ประเภทรายจ่าย

หน้าที่เพิ่มเติม

ค่าบริการ/ค่าจ้างทำของบริษัทมีหน้าที่ หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% (ถ้าเข้าเกณฑ์) และออก หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ผู้รับเงิน พร้อมนำส่งกรมสรรพากร
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)บิลเงินสด ไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อ เพื่อขอคืนหรือหักออกจากภาษีขายได้ เนื่องจากไม่ใช่ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

สรุปเพื่อให้สรรพากรยอมรับ:

  1. พิสูจน์ผู้รับ: บิลเงินสดต้องมี ชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษี/บัตรประชาชน ของผู้รับเงิน (ถ้าเป็นเงินสดต้องแนบสำเนาบัตรประชาชน)
  2. พิสูจน์การจ่าย: แนบ หลักฐานการโอนเงิน/สลิปธนาคาร (หรือสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินในกรณีเงินสด)
  3. พิสูจน์ความเกี่ยวข้อง: รายการในบิลต้องชัดเจนและ เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ
  4. ความครบถ้วนภายใน: จัดทำ ใบสำคัญจ่าย และ/หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อรวบรวมเอกสารทั้งหมดและให้ผู้มีอำนาจอนุมัติอย่างถูกต้อง
เอกสารหลัก ประกอบบิลเงินสดค่าสินค้า
เอกสารหลัก ประกอบบิลเงินสดค่าสินค้า

บิลค่าใช้จ่ายเดินทางบินไปดูงานต่างประเทศ

การนำค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปดูงานหรือติดต่อธุรกิจในต่างประเทศมาเป็น รายจ่ายทางภาษี ที่สรรพากรยอมรับได้นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่กิจการจะต้องพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายดังกล่าว เกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประกอบกิจการ และ ไม่ได้มีลักษณะเป็นการส่วนตัว

เอกสารประกอบต้องมีความครบถ้วนและเชื่อมโยงกัน เพื่อยืนยันว่าการเดินทางเกิดขึ้นจริง มีวัตถุประสงค์เพื่อกิจการ และมีการจ่ายเงินจริง

นี่คือการอธิบายโดยละเอียดถึงเอกสารที่ต้องเตรียม:


I. เอกสารหลักฐานที่ยืนยัน “ความจำเป็นของกิจการ”

เอกสารชุดนี้เป็นหัวใจสำคัญที่พิสูจน์ว่ารายจ่ายนี้ ไม่ใช่การท่องเที่ยวส่วนตัว แต่เป็นการเดินทางเพื่อผลประโยชน์ของบริษัท (มาตรา 65 ตรี (13))

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญ

1. หนังสือ/ใบขออนุมัติเดินทางผู้มีอำนาจ (เช่น กรรมการ) ต้องอนุมัติการเดินทางล่วงหน้า ระบุ: ชื่อผู้เดินทาง, จุดหมายปลายทาง, วัตถุประสงค์ (เช่น ดูงาน, ติดต่อลูกค้า, เจรจาธุรกิจ), และ ระยะเวลาเดินทางยืนยันว่าการเดินทางได้รับอนุมัติและมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจน
2. กำหนดการเดินทาง (Itinerary)รายละเอียดแผนงานที่ระบุวัน เวลา และสถานที่ที่ไปติดต่อ/ดูงานในแต่ละวันยืนยันว่ามีการปฏิบัติภารกิจทางธุรกิจจริง และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่แจ้ง
3. หลักฐานการติดต่อ/ดูงานบัตรเชิญ/อีเมลตอบรับ จากบริษัทต่างประเทศ, รูปถ่าย การเข้าประชุม/ดูงาน, เอกสารสรุปผลการดูงาน/การเจรจา (ถ้ามี)เป็นพยานหลักฐานภายนอกที่เสริมความน่าเชื่อถือของการเดินทาง

II. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน (Proof of Payment)

เอกสารเหล่านี้ใช้พิสูจน์ว่ามีการจ่ายเงินจริง และระบุว่าใครเป็นผู้รับเงิน (มาตรา 65 ตรี (9) และ (18))

1. ค่าตั๋วเครื่องบินและค่าที่พัก

รายการ

เอกสารหลักฐานที่ต้องมี

ตั๋วเครื่องบิน/โรงแรมใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (ถ้ามี), E-Ticket (อิเล็กทรอนิกส์) และ Boarding Pass (ใบผ่านขึ้นเครื่อง) เพื่อยืนยันว่ามีการเดินทางจริง
หลักฐานการชำระเงินสลิปการโอนเงิน/บัตรเครดิต หรือ หลักฐานการตัดบัญชีจากธนาคาร (ต้องแปลงสกุลเงินต่างประเทศเป็นเงินบาท ณ วันที่เกิดรายการ ตามอัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารพาณิชย์)
การระบุชื่อแม้ใบเสร็จตั๋วเครื่องบิน/โรงแรมในต่างประเทศจะระบุชื่อพนักงาน/กรรมการผู้เดินทาง (ผู้เข้าพัก) ก็ยังสามารถใช้ได้ โดยต้องนำมาแนบกับใบเบิกค่าใช้จ่ายของบริษัท และมีลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ

2. ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดในต่างประเทศ (ค่าอาหาร, ค่ารถแท็กซี่, ค่าธรรมเนียม)

เนื่องจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักไม่มีใบเสร็จที่ถูกต้องตามกฎหมายไทย และเป็นเงินตราต่างประเทศ กิจการควรใช้แนวทางดังนี้:

วิธีจัดการ

เอกสารที่ต้องจัดทำ

ข้อควรระวัง

1. เบี้ยเลี้ยงเหมาจ่าย (Per Diem)ต้องมี ระเบียบการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง ของบริษัท และแนบ ใบเบิกค่าเดินทางหากจ่ายไม่เกินอัตราสูงสุดที่ราชการกำหนด (ปัจจุบัน คือ ไม่เกินวันละ 3,100 บาท สำหรับการเดินทางต่างประเทศ) ไม่ต้องมีใบเสร็จมาพิสูจน์ สรรพากรจะยอมรับให้เป็นรายจ่ายได้ทันที
2. เบิกตามจริง (Actual Expense)ใช้ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (ที่ผู้เบิกเป็นคนรับรองเอง) พร้อมแนบใบเสร็จจากต่างประเทศ (ถ้ามี) และระบุอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ต้องพิสูจน์ความจำเป็นได้ยาก และอาจถูกเพิกถอน หากเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

III. เอกสารภายในของกิจการ (เพื่อควบคุมบัญชี)

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

1. ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางเอกสารสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น (ตั๋ว, ที่พัก, เบี้ยเลี้ยง) ระบุยอดเงินเป็นเงินบาท พร้อมลงนามผู้เบิก ผู้ตรวจสอบ และผู้มีอำนาจอนุมัติ
2. ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)เอกสารภายในที่ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินเข้าสู่ระบบบัญชี โดยแนบเอกสารทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น
3. บันทึกการแปลงค่าเงินเอกสารที่แสดงการคำนวณแปลงสกุลเงินต่างประเทศเป็นเงินบาท โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารพาณิชย์ ณ วันที่เกิดรายการ (วันที่จ่ายเงิน)

สรุปประเด็นสำคัญที่สรรพากรมุ่งเน้น:

  1. ความสมเหตุสมผล: รายจ่ายต้องสมเหตุสมผลและสอดคล้องกับฐานะของกิจการ เช่น ดูงานที่สิงคโปร์ แต่ค่าที่พักหรูหราผิดปกติ อาจถูกตั้งคำถาม
  2. การพิสูจน์การทำงาน: ต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าไป ทำงาน จริง ไม่ใช่แค่การท่องเที่ยว
  3. การแยกแยะ: หากมีการนำบุคคลอื่น (เช่น ภรรยา/สามี) ไปด้วย บริษัทต้องรับรู้ค่าใช้จ่ายเฉพาะส่วนของพนักงาน/กรรมการเท่านั้น ส่วนของบุคคลที่สามถือเป็น รายจ่ายส่วนตัว และไม่สามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายบริษัทได้
  4. VAT: ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในต่างประเทศ ไม่สามารถนำมาหักเป็นภาษีซื้อ (VAT) ในประเทศไทยได้
เอกสารประกอบบิลค่าเดินทางบินไปดูงานต่างประเทศ
เอกสารประกอบบิลค่าเดินทางบินไปดูงานต่างประเทศ

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางโดย Taxi Grab หรือวินมอเตอร์ไซค์

ค่าใช้จ่ายในการโดยสารรถแท็กซี่และวินมอเตอร์ไซค์ ถือเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่มีมูลค่าไม่สูงนัก และส่วนใหญ่ผู้รับเงิน (คนขับ) ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีตามมาตรฐาน ที่สมบูรณ์ได้ กิจการจึงต้องอาศัยการจัดทำ เอกสารภายใน เพื่อยืนยันความถูกต้องของรายจ่าย ซึ่งสรรพากรยอมรับได้หากทำอย่างถูกวิธี


องค์ประกอบหลักของเอกสารที่ต้องใช้

เอกสารสำคัญที่ต้องมีเพื่อพิสูจน์ค่าใช้จ่ายนี้ แบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก ดังนี้

1. เอกสารยืนยันการจ่ายเงินและรายละเอียดค่าใช้จ่าย

เนื่องจากไม่มีใบเสร็จที่สมบูรณ์จากผู้ให้บริการ กิจการจะต้องจัดทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญในการพิสูจน์

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน✍️ ชื่อผู้เบิก: ชื่อพนักงานที่จ่ายเงินไปก่อนยืนยันว่ามีการจ่ายเงินจริง
 ✍️ วัน เดือน ปี: วันที่โดยสารยืนยันรอบระยะเวลาบัญชีที่ถูกต้อง
 ✍️ รายการและจำนวนเงิน: ระบุชัดเจนว่า “ค่าโดยสารรถแท็กซี่/วินมอเตอร์ไซค์” และ จำนวนเงินที่จ่ายยืนยันยอดเงินที่นำมาลงบัญชี
 ✍️ วัตถุประสงค์ของการเดินทาง: ต้องระบุชัดเจน เช่น “เดินทางไปพบลูกค้า บริษัท X ที่อาคาร Y” หรือ “เดินทางไปติดต่อกรมสรรพากร”ยืนยันว่า เกี่ยวข้องกับกิจการ (มาตรา 65 ตรี (13))
 ✍️ ลายมือชื่อ: ลายมือชื่อผู้เบิกจ่าย/ผู้รับรองการจ่ายเงิน (พนักงาน) และลายมือชื่อผู้อนุมัติ (ผู้มีอำนาจของบริษัท)ยืนยันการอนุมัติรายจ่ายโดยชอบ

2. หลักฐานประกอบการเดินทางและการจ่ายเงิน (ถ้ามี)

แม้กฎหมายจะไม่ได้บังคับให้มีทุกกรณี แต่หลักฐานเสริมเหล่านี้จะเพิ่มความน่าเชื่อถืออย่างมาก:

หลักฐานเสริม

รายละเอียดที่ควรแนบ

สลิปการจ่ายเงินหากจ่ายผ่านแอปพลิเคชัน (เช่น Grab, Bolt) ควรพิมพ์ ใบสรุปการเดินทาง หรือ ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ จากแอปฯ มาแนบ ซึ่งมักระบุวัน เวลา และสถานที่รับ-ส่ง
หลักฐานอื่น ๆหากเดินทางไปพบลูกค้า ควรแนบ สำเนาบัตรนัดหมาย หรือ อีเมล/บันทึกการประชุม เพื่อยืนยันว่ามีการไปพบลูกค้าในสถานที่นั้นจริง
กรณีจ่ายเงินสดเนื่องจากมูลค่าไม่สูง มักใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินตามข้อ 1. โดยไม่จำเป็นต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน แต่ต้องมีการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ

3. เอกสารควบคุมและอนุมัติภายใน

เอกสารรายละเอียดที่ต้องมี
ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)จัดทำเพื่อใช้บันทึกรายการบัญชีในระบบ โดยแนบเอกสารทั้งหมดข้างต้นเข้ากับใบสำคัญจ่าย
ระเบียบของบริษัทควรมี ระเบียบการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อกำหนดวงเงินและวิธีการเบิกจ่ายที่พนักงานต้องปฏิบัติ

สรุปหลักการที่สรรพากรยอมรับ

เพื่อให้ค่าโดยสารแท็กซี่และวินมอเตอร์ไซค์เป็นรายจ่ายที่ถูกต้องตามประมวลรัษฎากร กิจการต้องมั่นใจว่า:

  1. เป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ: การเดินทางต้องเป็นไปเพื่อ กิจการโดยเฉพาะ (ไปพบลูกค้า, ติดต่อราชการ, ซื้อของเข้าบริษัท) โดยระบุวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจนในใบรับรองฯ
  2. พิสูจน์การจ่าย: มีการจัดทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ที่ครบถ้วนสมบูรณ์ (หรือเอกสารจากแอปพลิเคชัน)
  3. มีผู้รับรอง/อนุมัติ: มีลายมือชื่อของผู้เบิกและผู้อนุมัติจ่ายอย่างชัดเจนตามอำนาจที่กำหนดในบริษัท

ข้อควรระวัง: หากใช้รถยนต์ส่วนตัวของพนักงานไปปฏิบัติงาน จะต้องเบิกจ่ายในลักษณะ ค่าพาหนะเหมาจ่ายตามระยะทาง (เช่น กิโลเมตรละ X บาท) ซึ่งต้องมีระเบียบของบริษัทรองรับ และไม่ต้องใช้ใบเสร็จค่าแท็กซี่หรือวินมอเตอร์ไซค์มาประกอบ

เอกสารประกอบ ค่าเดินทางโดย Grab Taxi วินมอเตอร์ไซค์
เอกสารประกอบ ค่าเดินทางโดย Grab Taxi วินมอเตอร์ไซค์

ค่าใช้จ่ายค่าส่งของ ค่าส่งเอกสารโดย Grab หรือ Line Man

ค่าใช้จ่ายในการส่งของหรือส่งเอกสารผ่านบริการแอปพลิเคชัน เช่น GrabExpress หรือ Line Man Messenger ถือเป็นค่าบริการขนส่ง/จัดส่ง ซึ่งแม้จะสะดวก แต่ก็มีลักษณะการออกเอกสารที่ไม่เหมือนใบกำกับภาษีเต็มรูปทั่วไป

เพื่อให้ค่าใช้จ่ายนี้เป็น รายจ่ายทางภาษี ที่ถูกต้องและสรรพากรยอมรับได้ กิจการจะต้องดำเนินการจัดชุดเอกสารเพื่อพิสูจน์ 3 อย่าง คือ: ความเกี่ยวเนื่องกับกิจการ, การจ่ายเงินจริง, และผู้รับเงิน

นี่คือรายละเอียดของเอกสารประกอบที่จำเป็น:


1. เอกสารหลักฐานจากผู้ให้บริการ (Grab/Line Man)

เนื่องจากผู้ให้บริการแอปพลิเคชันเหล่านี้มักจะออกใบเสร็จหรือใบสรุปรายการทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีข้อมูลครบถ้วนกว่าบิลเงินสดทั่วไป กิจการควรใช้เอกสารเหล่านี้เป็นหลัก:

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญ

ใบเสร็จ/ใบสรุปรายการอิเล็กทรอนิกส์พิมพ์/ดาวน์โหลด ใบเสร็จที่ได้รับทางอีเมล หรือแคปหน้าจอสรุปรายการจากแอปฯเป็นหลักฐานการรับเงินจากผู้ให้บริการ (Grab/Line Man)
รายละเอียดในเอกสารต้องมีข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัทผู้ให้บริการ (เช่น Grab (ประเทศไทย)), วัน/เวลา/สถานที่รับ-ส่ง, ค่าบริการ, และ ยอดเงินรวมใช้พิสูจน์การจ่ายเงินและราคา
หลักฐานการชำระเงินสลิปการโอนเงิน หรือ หลักฐานการตัดบัตรเครดิต ที่ระบุชื่อผู้จ่ายเงิน (บริษัท) และชื่อผู้รับเงิน (Grab/Line Man)ยืนยันว่าเงินได้ถูกจ่ายออกจากบัญชีของกิจการจริง

ข้อควรทราบ: ใบเสร็จจากแอปพลิเคชันเหล่านี้ อาจไม่ถือเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูป จึงไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อเพื่อขอคืน VAT ได้ แต่สามารถนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ หากมีเอกสารภายในประกอบครบถ้วน


2. เอกสารหลักฐานที่ยืนยัน “ความจำเป็นของกิจการ” (เอกสารภายใน)

เอกสารชุดนี้สำคัญที่สุดเพื่อพิสูจน์ว่าค่าส่งเอกสารนั้น เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อธุรกิจ ไม่ใช่การส่งของส่วนตัว

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญในการพิสูจน์

ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)เอกสารภายในที่ใช้รวบรวมหลักฐานทั้งหมดเป็นเอกสารหลักในการบันทึกบัญชี
ใบเบิกค่าใช้จ่ายจัดทำโดยพนักงานที่สั่ง/จ่ายเงินไปก่อน เพื่อขอเบิกคืนเป็นหลักฐานการควบคุมภายใน
วัตถุประสงค์การจัดส่งต้องระบุรายละเอียดของสิ่งที่จัดส่งและผู้รับ อย่างชัดเจน เช่น “ส่งเอกสารสัญญาซื้อขายให้ลูกค้า บริษัท A” หรือ “ส่งงบการเงินให้สำนักงานบัญชี”ยืนยันความเกี่ยวเนื่องกับกิจการ (มาตรา 65 ตรี (13))
ลายมือชื่ออนุมัติต้องมีลายเซ็นของพนักงานที่สั่งการจัดส่ง, ผู้ตรวจสอบ, และ ผู้มีอำนาจอนุมัติจ่าย (เช่น ผู้จัดการหรือกรรมการ)ยืนยันว่ารายจ่ายได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องตามระเบียบบริษัท

3. กรณีที่ผู้ให้บริการเป็นบุคคลธรรมดา (คนขับ)

บางครั้งการชำระเงินอาจไม่ได้จ่ายตรงไปยังแอปพลิเคชัน แต่เป็นการจ่ายเงินสดให้กับคนขับโดยตรง (ถ้ามีการตกลงกันเอง หรือไม่ได้ระบุชื่อคนขับในเอกสารชัดเจน)

ในกรณีนี้ กิจการควรปฏิบัติตามแนวทางเดียวกับการใช้ “บิลเงินสด” คือ:

กรณี

วิธีปฏิบัติเพิ่มเติม

จ่ายเงินสดและไม่มีใบเสร็จจากแอปฯพนักงานผู้เบิกจ่ายต้องจัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” โดยระบุรายละเอียดการจัดส่งทั้งหมด (ผู้รับ-ผู้ส่ง, วัตถุประสงค์) และให้ตนเองเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน
หลักฐานผู้รับเงิน (คนขับ)ไม่จำเป็นต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนของคนขับ เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าไม่สูง แต่การระบุรายละเอียดให้ครบถ้วนในใบรับรองฯ และมีลายเซ็นผู้อนุมัติเพียงพอต่อการนำมาเป็นรายจ่าย

ข้อสรุป:

หัวใจสำคัญของการบันทึกค่าใช้จ่าย Grab/Line Man คือ การจัดทำเอกสารภายในที่ชัดเจน (ใบสำคัญจ่าย/ใบเบิก) โดยแนบหลักฐานการจ่ายเงินจริง (สลิปโอนเงิน) และ ระบุวัตถุประสงค์ของการจัดส่งอย่างละเอียด เพื่อพิสูจน์ความจำเป็นทางธุรกิจต่อกรมสรรพากร

เอกสารประกอบค่าส่งของ ค่าส่งเอกสาร โดย Grab หรือ Line Man
เอกสารประกอบค่าส่งของ ค่าส่งเอกสาร โดย Grab หรือ Line Man

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับของไหว้เจ้าวันตรุษจีน หรือเทศกาลสำคัญต่างๆ

ค่าใช้จ่ายในการซื้อของไหว้เจ้าในวันตรุษจีน หรือเทศกาลอื่น ๆ เช่น การไหว้ศาลพระภูมิ ศาลเจ้าที่ ถือเป็น ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับประเพณีหรือความเชื่อ ซึ่งโดยทั่วไปสรรพากรอาจจะมองว่า ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจเพื่อหากำไร ตามมาตรา 65 ตรี (13) แห่งประมวลรัษฎากร อย่างไรก็ตาม กิจการสามารถทำให้ค่าใช้จ่ายนี้สามารถนำมาเป็น รายจ่ายทางภาษี ได้ โดยอาศัยหลักการพิสูจน์ที่ชัดเจน ดังนี้


1. การจัดประเภทรายจ่ายทางภาษี (Tax Classification)

กิจการจะต้องนิยามค่าใช้จ่ายนี้ให้อยู่ในกลุ่มที่สรรพากรยอมรับ ซึ่งมี 2 แนวทางหลัก:

แนวทางที่ 1: จัดเป็น “สวัสดิการพนักงาน” (Employee Welfare)

ถ้ากิจการมีวัตถุประสงค์เพื่อ สร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน โดยถือเป็นส่วนหนึ่งของการจัดกิจกรรมภายใน

  • เงื่อนไข: บริษัทต้องมี ระเบียบสวัสดิการ ที่กำหนดไว้ชัดเจน (เช่น จัดกิจกรรมไหว้เจ้าเพื่อความเป็นสิริมงคลประจำปี)
  • ผลทางภาษี: นำมาเป็น รายจ่ายบริษัทได้ทั้งหมด ไม่จำกัดวงเงิน

แนวทางที่ 2: จัดเป็น “ค่ารับรอง” (Entertainment Expense)

ถ้ากิจการต้องการสื่อสารว่าการไหว้เจ้าเพื่อความเป็นสิริมงคล เป็นธรรมเนียมปกติทางธุรกิจ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อลูกค้าและคู่ค้า

  • เงื่อนไข: ต้องเป็นไปตาม ธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป และ ไม่เกินวงเงิน ที่กฎหมายกำหนด (ไม่เกิน 0.3% ของรายได้หรือทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า แต่สูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท)

2. เอกสารหลักฐานประกอบการจ่ายเงิน (Proof of Payment)

ค่าของไหว้เจ้าส่วนใหญ่มักซื้อจากตลาดสด หรือร้านค้าที่ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้ ดังนั้น กิจการจึงต้องมีการจัดทำเอกสารภายในมาประกอบ

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญ

ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีหากซื้อจากห้างสรรพสินค้าหรือร้านค้าที่มีการจดทะเบียน VAT และสามารถออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้ ให้ใช้ใบกำกับภาษีนั้นเป็นหลักฐานการซื้อที่สมบูรณ์ที่สุด
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีไม่มีใบเสร็จสมบูรณ์)ใช้ในกรณีซื้อสินค้าจากตลาดสด หรือร้านค้าที่ไม่สามารถออกใบเสร็จตามกฎหมายได้ โดยให้ พนักงานผู้ซื้อเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินพิสูจน์ว่ามีการจ่ายเงินจริง และเกี่ยวข้องกับกิจการ
รายละเอียดในใบรับรองฯระบุรายละเอียดสินค้าที่ซื้อให้ชัดเจน เช่น “เป็ดไก่ไหว้เจ้า 1 ชุด”, “ผลไม้มงคล 5 ชนิด” และระบุ วัน-เดือน-ปี ที่ซื้อยืนยันประเภทและมูลค่าของรายจ่าย

3. เอกสารหลักฐานภายในที่ยืนยัน “วัตถุประสงค์”

นี่คือชุดเอกสารที่ใช้เชื่อมโยงค่าใช้จ่ายกับกิจการ เพื่อให้สรรพากรเชื่อว่ารายจ่ายดังกล่าวไม่ได้เป็นการส่วนตัว

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญในการพิสูจน์

บันทึก/รายงานการจัดกิจกรรมควรมีการจัดทำ รายงานสรุปการจัดพิธี ไหว้เจ้า/เทศกาล โดยระบุ: 1. วัตถุประสงค์ (เช่น เพื่อความเป็นสิริมงคลของกิจการและขวัญกำลังใจพนักงาน) 2. วัน-เวลา-สถานที่ จัดกิจกรรม 3. งบประมาณ ที่ใช้ยืนยันว่ากิจกรรมถูกจัดขึ้นภายใต้การควบคุมของบริษัท
ภาพถ่ายประกอบกิจกรรมรูปถ่าย ขณะมีการจัดพิธีไหว้เจ้า และ/หรือ รูปถ่ายพนักงานที่เข้าร่วมกิจกรรมเป็นหลักฐานเชิงประจักษ์ว่ากิจกรรมเกิดขึ้นจริง
ใบสำคัญจ่ายรวบรวมเอกสารการซื้อทั้งหมด (ใบเสร็จ/ใบรับรองแทนใบเสร็จ) พร้อมบันทึกรายการบัญชี และมี ลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติยืนยันการอนุมัติรายจ่ายโดยชอบ

สรุปประเด็นภาษีและข้อควรระวัง

ประเด็น

คำอธิบายโดยละเอียด

ภาษีเงินได้นิติบุคคลหากทำเอกสารครบถ้วนตามข้างต้น สามารถลงเป็น ค่าสวัสดิการพนักงาน (100% หักได้ทั้งหมด) หรือ ค่ารับรอง (หักได้ตามเงื่อนไขวงเงิน)
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)ภาษีซื้อ (VAT) ที่เกิดจากการซื้อของไหว้ (ไม่ว่าจะเป็นเป็ด, ไก่, ผลไม้) ถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม (Non-Deductible Input VAT) ตามมาตรา 82/5(3) เพราะถือว่าไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการเพื่อขายสินค้าหรือบริการ
การบันทึกบัญชีหากเป็น ภาษีซื้อต้องห้าม ให้บันทึกภาษีซื้อนั้นรวมเป็นต้นทุนของของไหว้นั้น ๆ (เช่น ราคาสินค้า 100 บาท + VAT 7 บาท = บันทึกค่าใช้จ่าย 107 บาท) และไม่สามารถนำไปขอคืนหรือหักกลบกับภาษีขายได้

ค่าจ้างบุคคคลธรรมดา

ค่าจ้างบุคคลธรรมดาที่กิจการจ่ายไปนั้น สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีและรายจ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง หากมีการจัดทำเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและมีการปฏิบัติตามภาระภาษีที่เกี่ยวข้อง (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย)

เอกสารประกอบหลัก ๆ มี 3 ชุด ดังนี้


1. เอกสารยืนยันการตกลงว่าจ้างและเงื่อนไข

เอกสารเหล่านี้ใช้ยืนยันว่าการจ้างงานเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ

A. สัญญาจ้าง

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญ

สัญญาจ้างทำของ/สัญญาบริการต้องระบุชัดเจนว่าจ้างทำอะไร เช่น จ้างแปลเอกสาร, จ้างออกแบบเว็บไซต์, จ้างเป็นที่ปรึกษา (ไม่ใช่การจ้างเป็นพนักงาน)ยืนยันความสัมพันธ์ทางกฎหมาย (ว่าจ้างบุคคลธรรมดา) เพื่อแยกประเภทเงินได้และกำหนดภาระภาษี
รายละเอียดในสัญญาระบุ ชื่อ-ที่อยู่-เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้รับจ้าง, ลักษณะงาน ที่จ้าง, อัตราค่าจ้าง, วิธีการและเงื่อนไขการจ่ายเงินพิสูจน์ผู้รับเงิน (มาตรา 65 ตรี (18)) และเงื่อนไขการรับรู้รายจ่าย

B. เอกสารยืนยันการรับงาน (ถ้ามี)

  • ใบส่งมอบงาน/รายงานการทำงาน: เอกสารที่แสดงว่าบุคคลธรรมดารายนั้นได้ส่งมอบงานหรือบริการตามที่ตกลงไว้จริง

2. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินและภาษีหัก ณ ที่จ่าย

เอกสารชุดนี้เป็นหลักฐานสำคัญที่สุดที่พิสูจน์การจ่ายเงินจริง และการปฏิบัติตามภาระภาษี

เอกสาร

รายละเอียดที่ต้องมี

ความสำคัญทางภาษีและบัญชี

ใบเสร็จรับเงินผู้รับจ้าง (บุคคลธรรมดา) ต้องออกใบเสร็จรับเงินให้แก่กิจการ โดยระบุ วันที่รับเงิน, จำนวนเงินที่ได้รับ, รายการ ที่รับเงิน, และ ลายเซ็นผู้รับเงินเป็นเอกสารภายนอกที่ยืนยันการจ่ายเงินของบริษัท (ใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้)
หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)เป็นหลักฐานที่กิจการออกให้ผู้รับจ้าง เพื่อยืนยันว่ากิจการได้หักภาษีไว้และจะนำส่งสรรพากร
ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)เอกสารภายในที่รวบรวมหลักฐานทั้งหมด (สัญญา, ใบเสร็จ, 50 ทวิ) พร้อมลายเซ็นผู้อนุมัติจ่ายใช้บันทึกรายการจ่ายเงินเข้าสู่ระบบบัญชีของกิจการ
หลักฐานการโอนเงินสลิปการโอนเงิน หรือ รายการเดินบัญชี (Bank Statement) ที่แสดงการโอนเงินจากบัญชีของกิจการไปยังบัญชีของผู้รับจ้างพิสูจน์การจ่ายเงินจริงออกจากกิจการ

3. ภาระภาษีที่เกี่ยวข้อง (สิ่งที่กิจการต้องทำ)

การจ่ายค่าจ้างบุคคลธรรมดาต้องพิจารณาประเภทเงินได้เพื่อกำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกต้อง:

ประเภทเงินได้ที่มักใช้จ้างบุคคลธรรมดา

อัตราหัก ณ ที่จ่าย

ค่าจ้างทำของ/ค่าบริการ (มาตรา 40(7) หรือ 40(8))3%
ค่านายหน้า/ค่าตัวแทน (มาตรา 40(2))3%
ค่าลิขสิทธิ์ (มาตรา 40(3))3%
ค่าตอบแทนจากการรับทำงานให้ (มาตรา 40(2)) (เช่น งานสอน, งานวิจัย)3%

กระบวนการทางภาษีที่ต้องทำให้สมบูรณ์:

  1. หักภาษี: กิจการต้อง หักภาษี ไว้ก่อนจ่ายเงิน
  2. นำส่ง: นำส่งภาษีที่หักไว้ให้กรมสรรพากรภายใน วันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 15 หากยื่นผ่านอินเทอร์เน็ต) โดยใช้แบบ ภ.ง.ด. 3
  3. ออกหลักฐาน: ออก ใบ 50 ทวิ ให้แก่ผู้รับจ้างเพื่อใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของตนเอง

หากกิจการไม่มีหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่ง (ใบ 50 ทวิ) และใบเสร็จรับเงินที่ครบถ้วน สรรพากรอาจปัดรายจ่ายนั้นเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) หรือ (13) ได้ค่ะ

เอกสารประกอบ ค่าจ้างบุคคลธรรมดา
เอกสารประกอบ ค่าจ้างบุคคลธรรมดา

AccProTax รับทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี วางแผนภาษี ประสบการณ์กว่า 25 ปี

วางแผนภาษีกับ AccProTax

“สะดวก รวดเร็ว เข้าใจ ให้คำปรึกษาเชิงรุก”  คือสิ่งที่ AccProTax ให้ความสำคัญ

เพราะเราเข้าใจดีว่า “เรื่องภาษี” ไม่ใช่เรื่องเล็กที่มองข้ามได้ AccProTax จึงมุ่งเน้นการวางระบบบัญชีและภาษีที่ถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาการตีความผิดพลาดและลดความเสี่ยงจากการถูกเรียกเก็บย้อนหลัง ทีมงานของเรามีประสบการณ์กว่า 25 ปี ในการให้บริการทั้งการทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี และวางแผนภาษีอย่างรอบด้าน พร้อมคำปรึกษาที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างถูกต้อง

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

✅ ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
✅ มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
✅ ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

✅ ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
✅ ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน

เฟซบุ๊ก: www.facebook.com/accprotax/

📧 อีเมล: accprotax@gmail.com
📞 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax

เพราะลูกค้าคือคนสำคัญ
บริการประทับใจ ด้วยทีมงานมืออาชีพ

เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจำกัด การจัดทำบัญชี วางแผนภาษี และการขอใบอนุญาตต่างๆ อย่างถูกต้อง มีขั้นตอนที่ซับซ้อน ยุ่งยาก และใช้ระยะเวลานาน การมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านงานจดทะเบียนธุรกิจเป็นที่ปรึกษาและวางแผนอย่างใกล้ชิด เพื่อส่งข้อมูลต่อทางการอย่างถูกต้อง เป็นหัวใจสำคัญของก้าวแรกที่เริ่มต้นทำธุรกิจ เรายินดีให้บริการแก่ลูกค้าทุกท่าน พร้อมให้คำแนะนำในด้านการจดทะเบียน บริษัท(บจก.) ห้างหุ้นส่วนจำกัด(หจก.) อย่างครบวงจร รวมถึง จัดทำบัญชี และวางแผนภาษี (Tax Planning) ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ
เมื่อลูกค้าต้องการข้อมูล เรายินดีช่วยเหลือ ให้บริการที่รวดเร็ว ทันเวลา ราคาเหมาะสม คุยอย่างเป็นกันเอง ยินดีให้บริการอย่างเต็มที่ ด้วยความเต็มใจอย่างยิ่งค่ะ

ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญฟรี

กรุณากรอกข้อมูล โดยผู้เชี่ยวชาญติดต่อกลับ ให้คำปรึกษาที่ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างรวดเร็ว

บริษัทแอคโปรแท็ค จำกัด รับทำบัญชี
เพราะลูกค้าคือคนสำคัญ

เรามีทีมงานที่มีประสบการณ์ด้านบัญชีและเชี่ยวชาญด้านวางแผนภาษีอากรอย่างสูงรับประกันธุรกิจของท่านจะได้การดูแล และประหยัดการเสียภาษีสูงสุด ยินดีให้คำปรึกษาสอบถามบริการ

แชร์บทความนี้ :
ค้นหา
บทความที่เกี่ยวข้อง
ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม หรือคำปรึกษา

ติดต่อทีมงานของเราได้ทุกเมื่อเรายินดีให้บริการคุณอย่างเต็มที่