บิลเงินสดค่าสินค้า
บิลค่าใช้จ่ายที่ไม่สมบูรณ์ นำมาบันทึกบัญชีอย่างไร เพื่อเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ด้วย โดยการนำ “บิลเงินสด” มาใช้เป็น ค่าใช้จ่ายทางบัญชี และเป็น รายจ่ายทางภาษี ที่ถูกต้องและสรรพากรยอมรับได้นั้น ถือเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจัดการอย่างรอบคอบ เนื่องจากบิลเงินสดเป็นเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินตามมาตรฐานทั่วไป
เพื่อความถูกต้องตามประมวลรัษฎากร กิจการจะต้องมีเอกสารประกอบที่ช่วยยืนยันความมีอยู่จริงของรายจ่าย (มาตรา 65 ตรี (9)) และพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน (มาตรา 65 ตรี (18))
นี่คือการอธิบายโดยละเอียดถึงองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับเอกสารชุดนี้:
I. รายละเอียดที่ต้องมีบน “บิลเงินสด” (เอกสารหลักฐานการรับเงิน)
แม้บิลเงินสดจะเป็นเอกสารที่ไม่สมบูรณ์ แต่หากผู้ขาย/ผู้ให้บริการออกให้ จะต้องพยายามให้มีรายละเอียดครบถ้วนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้:
องค์ประกอบ | รายละเอียดที่จำเป็น | ความสำคัญ |
ข้อมูลผู้รับเงิน (ผู้ขาย) | ชื่อ หรือชื่อกิจการ/ร้านค้า ที่อยู่ และที่สำคัญที่สุดคือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (13 หลัก) หรือ เลขบัตรประจำตัวประชาชน | เพื่อพิสูจน์ว่า ใครเป็นผู้รับเงิน (ตามมาตรา 65 ตรี (18)) หากขาดข้อมูลนี้ สรรพากรอาจไม่ยอมรับเป็นรายจ่าย |
ข้อมูลผู้จ่ายเงิน (บริษัท) | ควรมีการระบุ ชื่อ บริษัท หรืออย่างน้อยชื่อผู้ซื้อ/ผู้เบิก | เพื่อพิสูจน์ว่ารายจ่ายนี้ เป็นของกิจการ |
รายการสินค้า/บริการ | ระบุชื่อสินค้า/บริการ, จำนวน, ราคาต่อหน่วย, และราคารวม อย่างชัดเจน | เพื่อยืนยันว่ารายการดังกล่าวเป็น รายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ (มาตรา 65 ตรี (13)) |
วันที่ | วัน เดือน ปี ที่ซื้อขายสินค้าหรือบริการ | เพื่อใช้บันทึกบัญชีให้ตรงตามรอบระยะเวลา |
ลายมือชื่อ | ลายมือชื่อผู้รับเงิน (สำคัญที่สุด) และควรมีลายมือชื่อผู้จ่ายเงินด้วย | เป็นการยืนยันการทำรายการและรับเงินจริง |
II. เอกสาร “ใบแทน” และ “ใบประกอบ” เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ
เนื่องจากบิลเงินสดมักขาดรายละเอียดสำคัญ (โดยเฉพาะเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ) กิจการจึงต้องจัดทำเอกสารภายในเพิ่มเติมเพื่อประกอบการบันทึกบัญชี
1. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (ใช้เมื่อหาใบเสร็จ/บิลเงินสดไม่ได้ หรือบิลไม่สมบูรณ์)
เอกสารนี้ใช้ในกรณีที่ซื้อสินค้า/บริการเบ็ดเตล็ดมูลค่าไม่สูงนัก หรือไม่สามารถขอเอกสารที่ถูกต้องจากผู้ขายได้จริง (ห้ามใช้กับรายจ่ายมูลค่าสูง หรือรายจ่ายที่สามารถเรียกใบกำกับภาษีได้)
- ผู้จัดทำ: พนักงานของกิจการ (ผู้เบิกจ่าย) หรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
- รายละเอียด: ต้องระบุชื่อผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ (บริษัท), วันที่จ่ายเงิน, รายละเอียดสินค้า/บริการ, จำนวนเงิน, ชื่อและตำแหน่งผู้เบิกจ่าย, และลายมือชื่อผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติ
- การแนบ: นำบิลเงินสดที่มีอยู่ (ถ้ามี) มาแนบกับใบรับรองฯ นี้เพื่อยืนยันรายการ
2. ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
เป็นเอกสารภายในของกิจการที่ใช้บันทึกการจ่ายเงิน จะต้องจัดทำขึ้นทุกครั้งที่จ่ายเงิน และแนบเอกสารหลักฐานทั้งหมดเข้ากับใบสำคัญจ่าย
- ผู้จัดทำ: ฝ่ายบัญชี/การเงิน
- รายละเอียด: เลขที่ใบสำคัญจ่าย, วันที่จ่าย, ชื่อผู้รับเงิน (ให้ตรงกับบิลเงินสด), รายการที่จ่าย, จำนวนเงิน, และลายเซ็นผู้อนุมัติ
III. หลักฐานการจ่ายเงินที่ต้องแนบ
ไม่ว่าจะใช้บิลเงินสด, ใบสำคัญรับเงิน หรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ว่า “เงินได้ออกจากกระเป๋าของบริษัทไปจริง”
วิธีการจ่ายเงิน | หลักฐานที่ต้องแนบ |
โอนเงินผ่านธนาคาร | สลิปการโอนเงิน หรือ หลักฐานการตัดบัญชีจากธนาคาร (Bank Statement) ที่แสดง ชื่อผู้โอน, ชื่อผู้รับโอน, จำนวนเงิน, และวันเวลา |
เช็ค | สำเนาเช็ค ที่ระบุชื่อผู้รับเงินชัดเจน (ควรมีการขีดคร่อม A/C Payee Only) และหลักฐานการตัดบัญชีของธนาคาร |
เงินสด | ต้องแนบ สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน (ผู้ขาย/ผู้ให้บริการ) โดยมีลายเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง เพื่อพิสูจน์ตัวตนของผู้รับเงินให้ชัดเจนที่สุด |
IV. หน้าที่ทางภาษีอื่น ๆ ที่ต้องพิจารณา
หากรายการในบิลเงินสดเป็นรายจ่ายประเภทที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย บริษัทมีหน้าที่ต้องปฏิบัติเพิ่มเติม:
ประเภทรายจ่าย | หน้าที่เพิ่มเติม |
ค่าบริการ/ค่าจ้างทำของ | บริษัทมีหน้าที่ หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% (ถ้าเข้าเกณฑ์) และออก หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ผู้รับเงิน พร้อมนำส่งกรมสรรพากร |
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) | บิลเงินสด ไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อ เพื่อขอคืนหรือหักออกจากภาษีขายได้ เนื่องจากไม่ใช่ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป |
สรุปเพื่อให้สรรพากรยอมรับ:
- พิสูจน์ผู้รับ: บิลเงินสดต้องมี ชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษี/บัตรประชาชน ของผู้รับเงิน (ถ้าเป็นเงินสดต้องแนบสำเนาบัตรประชาชน)
- พิสูจน์การจ่าย: แนบ หลักฐานการโอนเงิน/สลิปธนาคาร (หรือสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินในกรณีเงินสด)
- พิสูจน์ความเกี่ยวข้อง: รายการในบิลต้องชัดเจนและ เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ
- ความครบถ้วนภายใน: จัดทำ ใบสำคัญจ่าย และ/หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อรวบรวมเอกสารทั้งหมดและให้ผู้มีอำนาจอนุมัติอย่างถูกต้อง

บิลค่าใช้จ่ายเดินทางบินไปดูงานต่างประเทศ
การนำค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปดูงานหรือติดต่อธุรกิจในต่างประเทศมาเป็น รายจ่ายทางภาษี ที่สรรพากรยอมรับได้นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่กิจการจะต้องพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายดังกล่าว เกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประกอบกิจการ และ ไม่ได้มีลักษณะเป็นการส่วนตัว
เอกสารประกอบต้องมีความครบถ้วนและเชื่อมโยงกัน เพื่อยืนยันว่าการเดินทางเกิดขึ้นจริง มีวัตถุประสงค์เพื่อกิจการ และมีการจ่ายเงินจริง
นี่คือการอธิบายโดยละเอียดถึงเอกสารที่ต้องเตรียม:
I. เอกสารหลักฐานที่ยืนยัน “ความจำเป็นของกิจการ”
เอกสารชุดนี้เป็นหัวใจสำคัญที่พิสูจน์ว่ารายจ่ายนี้ ไม่ใช่การท่องเที่ยวส่วนตัว แต่เป็นการเดินทางเพื่อผลประโยชน์ของบริษัท (มาตรา 65 ตรี (13))
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญ |
1. หนังสือ/ใบขออนุมัติเดินทาง | ผู้มีอำนาจ (เช่น กรรมการ) ต้องอนุมัติการเดินทางล่วงหน้า ระบุ: ชื่อผู้เดินทาง, จุดหมายปลายทาง, วัตถุประสงค์ (เช่น ดูงาน, ติดต่อลูกค้า, เจรจาธุรกิจ), และ ระยะเวลาเดินทาง | ยืนยันว่าการเดินทางได้รับอนุมัติและมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจน |
2. กำหนดการเดินทาง (Itinerary) | รายละเอียดแผนงานที่ระบุวัน เวลา และสถานที่ที่ไปติดต่อ/ดูงานในแต่ละวัน | ยืนยันว่ามีการปฏิบัติภารกิจทางธุรกิจจริง และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่แจ้ง |
3. หลักฐานการติดต่อ/ดูงาน | บัตรเชิญ/อีเมลตอบรับ จากบริษัทต่างประเทศ, รูปถ่าย การเข้าประชุม/ดูงาน, เอกสารสรุปผลการดูงาน/การเจรจา (ถ้ามี) | เป็นพยานหลักฐานภายนอกที่เสริมความน่าเชื่อถือของการเดินทาง |
II. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน (Proof of Payment)
เอกสารเหล่านี้ใช้พิสูจน์ว่ามีการจ่ายเงินจริง และระบุว่าใครเป็นผู้รับเงิน (มาตรา 65 ตรี (9) และ (18))
1. ค่าตั๋วเครื่องบินและค่าที่พัก
รายการ | เอกสารหลักฐานที่ต้องมี |
ตั๋วเครื่องบิน/โรงแรม | ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (ถ้ามี), E-Ticket (อิเล็กทรอนิกส์) และ Boarding Pass (ใบผ่านขึ้นเครื่อง) เพื่อยืนยันว่ามีการเดินทางจริง |
หลักฐานการชำระเงิน | สลิปการโอนเงิน/บัตรเครดิต หรือ หลักฐานการตัดบัญชีจากธนาคาร (ต้องแปลงสกุลเงินต่างประเทศเป็นเงินบาท ณ วันที่เกิดรายการ ตามอัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารพาณิชย์) |
การระบุชื่อ | แม้ใบเสร็จตั๋วเครื่องบิน/โรงแรมในต่างประเทศจะระบุชื่อพนักงาน/กรรมการผู้เดินทาง (ผู้เข้าพัก) ก็ยังสามารถใช้ได้ โดยต้องนำมาแนบกับใบเบิกค่าใช้จ่ายของบริษัท และมีลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ |
2. ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดในต่างประเทศ (ค่าอาหาร, ค่ารถแท็กซี่, ค่าธรรมเนียม)
เนื่องจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักไม่มีใบเสร็จที่ถูกต้องตามกฎหมายไทย และเป็นเงินตราต่างประเทศ กิจการควรใช้แนวทางดังนี้:
วิธีจัดการ | เอกสารที่ต้องจัดทำ | ข้อควรระวัง |
1. เบี้ยเลี้ยงเหมาจ่าย (Per Diem) | ต้องมี ระเบียบการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง ของบริษัท และแนบ ใบเบิกค่าเดินทาง | หากจ่ายไม่เกินอัตราสูงสุดที่ราชการกำหนด (ปัจจุบัน คือ ไม่เกินวันละ 3,100 บาท สำหรับการเดินทางต่างประเทศ) ไม่ต้องมีใบเสร็จมาพิสูจน์ สรรพากรจะยอมรับให้เป็นรายจ่ายได้ทันที |
2. เบิกตามจริง (Actual Expense) | ใช้ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (ที่ผู้เบิกเป็นคนรับรองเอง) พร้อมแนบใบเสร็จจากต่างประเทศ (ถ้ามี) และระบุอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ | ต้องพิสูจน์ความจำเป็นได้ยาก และอาจถูกเพิกถอน หากเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ |
III. เอกสารภายในของกิจการ (เพื่อควบคุมบัญชี)
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี |
1. ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง | เอกสารสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น (ตั๋ว, ที่พัก, เบี้ยเลี้ยง) ระบุยอดเงินเป็นเงินบาท พร้อมลงนามผู้เบิก ผู้ตรวจสอบ และผู้มีอำนาจอนุมัติ |
2. ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) | เอกสารภายในที่ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินเข้าสู่ระบบบัญชี โดยแนบเอกสารทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น |
3. บันทึกการแปลงค่าเงิน | เอกสารที่แสดงการคำนวณแปลงสกุลเงินต่างประเทศเป็นเงินบาท โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนของธนาคารพาณิชย์ ณ วันที่เกิดรายการ (วันที่จ่ายเงิน) |
สรุปประเด็นสำคัญที่สรรพากรมุ่งเน้น:
- ความสมเหตุสมผล: รายจ่ายต้องสมเหตุสมผลและสอดคล้องกับฐานะของกิจการ เช่น ดูงานที่สิงคโปร์ แต่ค่าที่พักหรูหราผิดปกติ อาจถูกตั้งคำถาม
- การพิสูจน์การทำงาน: ต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าไป ทำงาน จริง ไม่ใช่แค่การท่องเที่ยว
- การแยกแยะ: หากมีการนำบุคคลอื่น (เช่น ภรรยา/สามี) ไปด้วย บริษัทต้องรับรู้ค่าใช้จ่ายเฉพาะส่วนของพนักงาน/กรรมการเท่านั้น ส่วนของบุคคลที่สามถือเป็น รายจ่ายส่วนตัว และไม่สามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายบริษัทได้
- VAT: ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในต่างประเทศ ไม่สามารถนำมาหักเป็นภาษีซื้อ (VAT) ในประเทศไทยได้

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางโดย Taxi Grab หรือวินมอเตอร์ไซค์
ค่าใช้จ่ายในการโดยสารรถแท็กซี่และวินมอเตอร์ไซค์ ถือเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่มีมูลค่าไม่สูงนัก และส่วนใหญ่ผู้รับเงิน (คนขับ) ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีตามมาตรฐาน ที่สมบูรณ์ได้ กิจการจึงต้องอาศัยการจัดทำ เอกสารภายใน เพื่อยืนยันความถูกต้องของรายจ่าย ซึ่งสรรพากรยอมรับได้หากทำอย่างถูกวิธี
องค์ประกอบหลักของเอกสารที่ต้องใช้
เอกสารสำคัญที่ต้องมีเพื่อพิสูจน์ค่าใช้จ่ายนี้ แบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก ดังนี้
1. เอกสารยืนยันการจ่ายเงินและรายละเอียดค่าใช้จ่าย
เนื่องจากไม่มีใบเสร็จที่สมบูรณ์จากผู้ให้บริการ กิจการจะต้องจัดทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญในการพิสูจน์ |
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน | ✍️ ชื่อผู้เบิก: ชื่อพนักงานที่จ่ายเงินไปก่อน | ยืนยันว่ามีการจ่ายเงินจริง |
✍️ วัน เดือน ปี: วันที่โดยสาร | ยืนยันรอบระยะเวลาบัญชีที่ถูกต้อง | |
✍️ รายการและจำนวนเงิน: ระบุชัดเจนว่า “ค่าโดยสารรถแท็กซี่/วินมอเตอร์ไซค์” และ จำนวนเงินที่จ่าย | ยืนยันยอดเงินที่นำมาลงบัญชี | |
✍️ วัตถุประสงค์ของการเดินทาง: ต้องระบุชัดเจน เช่น “เดินทางไปพบลูกค้า บริษัท X ที่อาคาร Y” หรือ “เดินทางไปติดต่อกรมสรรพากร” | ยืนยันว่า เกี่ยวข้องกับกิจการ (มาตรา 65 ตรี (13)) | |
✍️ ลายมือชื่อ: ลายมือชื่อผู้เบิกจ่าย/ผู้รับรองการจ่ายเงิน (พนักงาน) และลายมือชื่อผู้อนุมัติ (ผู้มีอำนาจของบริษัท) | ยืนยันการอนุมัติรายจ่ายโดยชอบ |
2. หลักฐานประกอบการเดินทางและการจ่ายเงิน (ถ้ามี)
แม้กฎหมายจะไม่ได้บังคับให้มีทุกกรณี แต่หลักฐานเสริมเหล่านี้จะเพิ่มความน่าเชื่อถืออย่างมาก:
หลักฐานเสริม | รายละเอียดที่ควรแนบ |
สลิปการจ่ายเงิน | หากจ่ายผ่านแอปพลิเคชัน (เช่น Grab, Bolt) ควรพิมพ์ ใบสรุปการเดินทาง หรือ ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ จากแอปฯ มาแนบ ซึ่งมักระบุวัน เวลา และสถานที่รับ-ส่ง |
หลักฐานอื่น ๆ | หากเดินทางไปพบลูกค้า ควรแนบ สำเนาบัตรนัดหมาย หรือ อีเมล/บันทึกการประชุม เพื่อยืนยันว่ามีการไปพบลูกค้าในสถานที่นั้นจริง |
กรณีจ่ายเงินสด | เนื่องจากมูลค่าไม่สูง มักใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินตามข้อ 1. โดยไม่จำเป็นต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน แต่ต้องมีการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ |
3. เอกสารควบคุมและอนุมัติภายใน
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี |
ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) | จัดทำเพื่อใช้บันทึกรายการบัญชีในระบบ โดยแนบเอกสารทั้งหมดข้างต้นเข้ากับใบสำคัญจ่าย |
ระเบียบของบริษัท | ควรมี ระเบียบการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อกำหนดวงเงินและวิธีการเบิกจ่ายที่พนักงานต้องปฏิบัติ |
สรุปหลักการที่สรรพากรยอมรับ
เพื่อให้ค่าโดยสารแท็กซี่และวินมอเตอร์ไซค์เป็นรายจ่ายที่ถูกต้องตามประมวลรัษฎากร กิจการต้องมั่นใจว่า:
- เป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ: การเดินทางต้องเป็นไปเพื่อ กิจการโดยเฉพาะ (ไปพบลูกค้า, ติดต่อราชการ, ซื้อของเข้าบริษัท) โดยระบุวัตถุประสงค์ไว้ชัดเจนในใบรับรองฯ
- พิสูจน์การจ่าย: มีการจัดทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ที่ครบถ้วนสมบูรณ์ (หรือเอกสารจากแอปพลิเคชัน)
- มีผู้รับรอง/อนุมัติ: มีลายมือชื่อของผู้เบิกและผู้อนุมัติจ่ายอย่างชัดเจนตามอำนาจที่กำหนดในบริษัท
ข้อควรระวัง: หากใช้รถยนต์ส่วนตัวของพนักงานไปปฏิบัติงาน จะต้องเบิกจ่ายในลักษณะ ค่าพาหนะเหมาจ่ายตามระยะทาง (เช่น กิโลเมตรละ X บาท) ซึ่งต้องมีระเบียบของบริษัทรองรับ และไม่ต้องใช้ใบเสร็จค่าแท็กซี่หรือวินมอเตอร์ไซค์มาประกอบ

ค่าใช้จ่ายค่าส่งของ ค่าส่งเอกสารโดย Grab หรือ Line Man
ค่าใช้จ่ายในการส่งของหรือส่งเอกสารผ่านบริการแอปพลิเคชัน เช่น GrabExpress หรือ Line Man Messenger ถือเป็นค่าบริการขนส่ง/จัดส่ง ซึ่งแม้จะสะดวก แต่ก็มีลักษณะการออกเอกสารที่ไม่เหมือนใบกำกับภาษีเต็มรูปทั่วไป
เพื่อให้ค่าใช้จ่ายนี้เป็น รายจ่ายทางภาษี ที่ถูกต้องและสรรพากรยอมรับได้ กิจการจะต้องดำเนินการจัดชุดเอกสารเพื่อพิสูจน์ 3 อย่าง คือ: ความเกี่ยวเนื่องกับกิจการ, การจ่ายเงินจริง, และผู้รับเงิน
นี่คือรายละเอียดของเอกสารประกอบที่จำเป็น:
1. เอกสารหลักฐานจากผู้ให้บริการ (Grab/Line Man)
เนื่องจากผู้ให้บริการแอปพลิเคชันเหล่านี้มักจะออกใบเสร็จหรือใบสรุปรายการทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีข้อมูลครบถ้วนกว่าบิลเงินสดทั่วไป กิจการควรใช้เอกสารเหล่านี้เป็นหลัก:
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญ |
ใบเสร็จ/ใบสรุปรายการอิเล็กทรอนิกส์ | พิมพ์/ดาวน์โหลด ใบเสร็จที่ได้รับทางอีเมล หรือแคปหน้าจอสรุปรายการจากแอปฯ | เป็นหลักฐานการรับเงินจากผู้ให้บริการ (Grab/Line Man) |
รายละเอียดในเอกสาร | ต้องมีข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัทผู้ให้บริการ (เช่น Grab (ประเทศไทย)), วัน/เวลา/สถานที่รับ-ส่ง, ค่าบริการ, และ ยอดเงินรวม | ใช้พิสูจน์การจ่ายเงินและราคา |
หลักฐานการชำระเงิน | สลิปการโอนเงิน หรือ หลักฐานการตัดบัตรเครดิต ที่ระบุชื่อผู้จ่ายเงิน (บริษัท) และชื่อผู้รับเงิน (Grab/Line Man) | ยืนยันว่าเงินได้ถูกจ่ายออกจากบัญชีของกิจการจริง |
ข้อควรทราบ: ใบเสร็จจากแอปพลิเคชันเหล่านี้ อาจไม่ถือเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูป จึงไม่สามารถนำมาใช้เป็นภาษีซื้อเพื่อขอคืน VAT ได้ แต่สามารถนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ หากมีเอกสารภายในประกอบครบถ้วน
2. เอกสารหลักฐานที่ยืนยัน “ความจำเป็นของกิจการ” (เอกสารภายใน)
เอกสารชุดนี้สำคัญที่สุดเพื่อพิสูจน์ว่าค่าส่งเอกสารนั้น เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อธุรกิจ ไม่ใช่การส่งของส่วนตัว
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญในการพิสูจน์ |
ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) | เอกสารภายในที่ใช้รวบรวมหลักฐานทั้งหมด | เป็นเอกสารหลักในการบันทึกบัญชี |
ใบเบิกค่าใช้จ่าย | จัดทำโดยพนักงานที่สั่ง/จ่ายเงินไปก่อน เพื่อขอเบิกคืน | เป็นหลักฐานการควบคุมภายใน |
วัตถุประสงค์การจัดส่ง | ต้องระบุรายละเอียดของสิ่งที่จัดส่งและผู้รับ อย่างชัดเจน เช่น “ส่งเอกสารสัญญาซื้อขายให้ลูกค้า บริษัท A” หรือ “ส่งงบการเงินให้สำนักงานบัญชี” | ยืนยันความเกี่ยวเนื่องกับกิจการ (มาตรา 65 ตรี (13)) |
ลายมือชื่ออนุมัติ | ต้องมีลายเซ็นของพนักงานที่สั่งการจัดส่ง, ผู้ตรวจสอบ, และ ผู้มีอำนาจอนุมัติจ่าย (เช่น ผู้จัดการหรือกรรมการ) | ยืนยันว่ารายจ่ายได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องตามระเบียบบริษัท |
3. กรณีที่ผู้ให้บริการเป็นบุคคลธรรมดา (คนขับ)
บางครั้งการชำระเงินอาจไม่ได้จ่ายตรงไปยังแอปพลิเคชัน แต่เป็นการจ่ายเงินสดให้กับคนขับโดยตรง (ถ้ามีการตกลงกันเอง หรือไม่ได้ระบุชื่อคนขับในเอกสารชัดเจน)
ในกรณีนี้ กิจการควรปฏิบัติตามแนวทางเดียวกับการใช้ “บิลเงินสด” คือ:
กรณี | วิธีปฏิบัติเพิ่มเติม |
จ่ายเงินสดและไม่มีใบเสร็จจากแอปฯ | พนักงานผู้เบิกจ่ายต้องจัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” โดยระบุรายละเอียดการจัดส่งทั้งหมด (ผู้รับ-ผู้ส่ง, วัตถุประสงค์) และให้ตนเองเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน |
หลักฐานผู้รับเงิน (คนขับ) | ไม่จำเป็นต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนของคนขับ เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดมูลค่าไม่สูง แต่การระบุรายละเอียดให้ครบถ้วนในใบรับรองฯ และมีลายเซ็นผู้อนุมัติเพียงพอต่อการนำมาเป็นรายจ่าย |
ข้อสรุป:
หัวใจสำคัญของการบันทึกค่าใช้จ่าย Grab/Line Man คือ การจัดทำเอกสารภายในที่ชัดเจน (ใบสำคัญจ่าย/ใบเบิก) โดยแนบหลักฐานการจ่ายเงินจริง (สลิปโอนเงิน) และ ระบุวัตถุประสงค์ของการจัดส่งอย่างละเอียด เพื่อพิสูจน์ความจำเป็นทางธุรกิจต่อกรมสรรพากร

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับของไหว้เจ้าวันตรุษจีน หรือเทศกาลสำคัญต่างๆ
ค่าใช้จ่ายในการซื้อของไหว้เจ้าในวันตรุษจีน หรือเทศกาลอื่น ๆ เช่น การไหว้ศาลพระภูมิ ศาลเจ้าที่ ถือเป็น ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับประเพณีหรือความเชื่อ ซึ่งโดยทั่วไปสรรพากรอาจจะมองว่า ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจเพื่อหากำไร ตามมาตรา 65 ตรี (13) แห่งประมวลรัษฎากร อย่างไรก็ตาม กิจการสามารถทำให้ค่าใช้จ่ายนี้สามารถนำมาเป็น รายจ่ายทางภาษี ได้ โดยอาศัยหลักการพิสูจน์ที่ชัดเจน ดังนี้
1. การจัดประเภทรายจ่ายทางภาษี (Tax Classification)
กิจการจะต้องนิยามค่าใช้จ่ายนี้ให้อยู่ในกลุ่มที่สรรพากรยอมรับ ซึ่งมี 2 แนวทางหลัก:
แนวทางที่ 1: จัดเป็น “สวัสดิการพนักงาน” (Employee Welfare)
ถ้ากิจการมีวัตถุประสงค์เพื่อ สร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน โดยถือเป็นส่วนหนึ่งของการจัดกิจกรรมภายใน
- เงื่อนไข: บริษัทต้องมี ระเบียบสวัสดิการ ที่กำหนดไว้ชัดเจน (เช่น จัดกิจกรรมไหว้เจ้าเพื่อความเป็นสิริมงคลประจำปี)
- ผลทางภาษี: นำมาเป็น รายจ่ายบริษัทได้ทั้งหมด ไม่จำกัดวงเงิน
แนวทางที่ 2: จัดเป็น “ค่ารับรอง” (Entertainment Expense)
ถ้ากิจการต้องการสื่อสารว่าการไหว้เจ้าเพื่อความเป็นสิริมงคล เป็นธรรมเนียมปกติทางธุรกิจ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อลูกค้าและคู่ค้า
- เงื่อนไข: ต้องเป็นไปตาม ธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป และ ไม่เกินวงเงิน ที่กฎหมายกำหนด (ไม่เกิน 0.3% ของรายได้หรือทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า แต่สูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท)
2. เอกสารหลักฐานประกอบการจ่ายเงิน (Proof of Payment)
ค่าของไหว้เจ้าส่วนใหญ่มักซื้อจากตลาดสด หรือร้านค้าที่ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้ ดังนั้น กิจการจึงต้องมีการจัดทำเอกสารภายในมาประกอบ
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญ |
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี | หากซื้อจากห้างสรรพสินค้าหรือร้านค้าที่มีการจดทะเบียน VAT และสามารถออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้ ให้ใช้ใบกำกับภาษีนั้น | เป็นหลักฐานการซื้อที่สมบูรณ์ที่สุด |
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีไม่มีใบเสร็จสมบูรณ์) | ใช้ในกรณีซื้อสินค้าจากตลาดสด หรือร้านค้าที่ไม่สามารถออกใบเสร็จตามกฎหมายได้ โดยให้ พนักงานผู้ซื้อเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน | พิสูจน์ว่ามีการจ่ายเงินจริง และเกี่ยวข้องกับกิจการ |
รายละเอียดในใบรับรองฯ | ระบุรายละเอียดสินค้าที่ซื้อให้ชัดเจน เช่น “เป็ดไก่ไหว้เจ้า 1 ชุด”, “ผลไม้มงคล 5 ชนิด” และระบุ วัน-เดือน-ปี ที่ซื้อ | ยืนยันประเภทและมูลค่าของรายจ่าย |
3. เอกสารหลักฐานภายในที่ยืนยัน “วัตถุประสงค์”
นี่คือชุดเอกสารที่ใช้เชื่อมโยงค่าใช้จ่ายกับกิจการ เพื่อให้สรรพากรเชื่อว่ารายจ่ายดังกล่าวไม่ได้เป็นการส่วนตัว
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญในการพิสูจน์ |
บันทึก/รายงานการจัดกิจกรรม | ควรมีการจัดทำ รายงานสรุปการจัดพิธี ไหว้เจ้า/เทศกาล โดยระบุ: 1. วัตถุประสงค์ (เช่น เพื่อความเป็นสิริมงคลของกิจการและขวัญกำลังใจพนักงาน) 2. วัน-เวลา-สถานที่ จัดกิจกรรม 3. งบประมาณ ที่ใช้ | ยืนยันว่ากิจกรรมถูกจัดขึ้นภายใต้การควบคุมของบริษัท |
ภาพถ่ายประกอบกิจกรรม | รูปถ่าย ขณะมีการจัดพิธีไหว้เจ้า และ/หรือ รูปถ่ายพนักงานที่เข้าร่วมกิจกรรม | เป็นหลักฐานเชิงประจักษ์ว่ากิจกรรมเกิดขึ้นจริง |
ใบสำคัญจ่าย | รวบรวมเอกสารการซื้อทั้งหมด (ใบเสร็จ/ใบรับรองแทนใบเสร็จ) พร้อมบันทึกรายการบัญชี และมี ลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ | ยืนยันการอนุมัติรายจ่ายโดยชอบ |
สรุปประเด็นภาษีและข้อควรระวัง
ประเด็น | คำอธิบายโดยละเอียด |
ภาษีเงินได้นิติบุคคล | หากทำเอกสารครบถ้วนตามข้างต้น สามารถลงเป็น ค่าสวัสดิการพนักงาน (100% หักได้ทั้งหมด) หรือ ค่ารับรอง (หักได้ตามเงื่อนไขวงเงิน) |
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) | ภาษีซื้อ (VAT) ที่เกิดจากการซื้อของไหว้ (ไม่ว่าจะเป็นเป็ด, ไก่, ผลไม้) ถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม (Non-Deductible Input VAT) ตามมาตรา 82/5(3) เพราะถือว่าไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการเพื่อขายสินค้าหรือบริการ |
การบันทึกบัญชี | หากเป็น ภาษีซื้อต้องห้าม ให้บันทึกภาษีซื้อนั้นรวมเป็นต้นทุนของของไหว้นั้น ๆ (เช่น ราคาสินค้า 100 บาท + VAT 7 บาท = บันทึกค่าใช้จ่าย 107 บาท) และไม่สามารถนำไปขอคืนหรือหักกลบกับภาษีขายได้ |
ค่าจ้างบุคคคลธรรมดา
ค่าจ้างบุคคลธรรมดาที่กิจการจ่ายไปนั้น สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีและรายจ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง หากมีการจัดทำเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและมีการปฏิบัติตามภาระภาษีที่เกี่ยวข้อง (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย)
เอกสารประกอบหลัก ๆ มี 3 ชุด ดังนี้
1. เอกสารยืนยันการตกลงว่าจ้างและเงื่อนไข
เอกสารเหล่านี้ใช้ยืนยันว่าการจ้างงานเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการ
A. สัญญาจ้าง
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญ |
สัญญาจ้างทำของ/สัญญาบริการ | ต้องระบุชัดเจนว่าจ้างทำอะไร เช่น จ้างแปลเอกสาร, จ้างออกแบบเว็บไซต์, จ้างเป็นที่ปรึกษา (ไม่ใช่การจ้างเป็นพนักงาน) | ยืนยันความสัมพันธ์ทางกฎหมาย (ว่าจ้างบุคคลธรรมดา) เพื่อแยกประเภทเงินได้และกำหนดภาระภาษี |
รายละเอียดในสัญญา | ระบุ ชื่อ-ที่อยู่-เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้รับจ้าง, ลักษณะงาน ที่จ้าง, อัตราค่าจ้าง, วิธีการและเงื่อนไขการจ่ายเงิน | พิสูจน์ผู้รับเงิน (มาตรา 65 ตรี (18)) และเงื่อนไขการรับรู้รายจ่าย |
B. เอกสารยืนยันการรับงาน (ถ้ามี)
- ใบส่งมอบงาน/รายงานการทำงาน: เอกสารที่แสดงว่าบุคคลธรรมดารายนั้นได้ส่งมอบงานหรือบริการตามที่ตกลงไว้จริง
2. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินและภาษีหัก ณ ที่จ่าย
เอกสารชุดนี้เป็นหลักฐานสำคัญที่สุดที่พิสูจน์การจ่ายเงินจริง และการปฏิบัติตามภาระภาษี
เอกสาร | รายละเอียดที่ต้องมี | ความสำคัญทางภาษีและบัญชี |
ใบเสร็จรับเงิน | ผู้รับจ้าง (บุคคลธรรมดา) ต้องออกใบเสร็จรับเงินให้แก่กิจการ โดยระบุ วันที่รับเงิน, จำนวนเงินที่ได้รับ, รายการ ที่รับเงิน, และ ลายเซ็นผู้รับเงิน | เป็นเอกสารภายนอกที่ยืนยันการจ่ายเงินของบริษัท (ใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้) |
หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย | หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) | เป็นหลักฐานที่กิจการออกให้ผู้รับจ้าง เพื่อยืนยันว่ากิจการได้หักภาษีไว้และจะนำส่งสรรพากร |
ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) | เอกสารภายในที่รวบรวมหลักฐานทั้งหมด (สัญญา, ใบเสร็จ, 50 ทวิ) พร้อมลายเซ็นผู้อนุมัติจ่าย | ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินเข้าสู่ระบบบัญชีของกิจการ |
หลักฐานการโอนเงิน | สลิปการโอนเงิน หรือ รายการเดินบัญชี (Bank Statement) ที่แสดงการโอนเงินจากบัญชีของกิจการไปยังบัญชีของผู้รับจ้าง | พิสูจน์การจ่ายเงินจริงออกจากกิจการ |
3. ภาระภาษีที่เกี่ยวข้อง (สิ่งที่กิจการต้องทำ)
การจ่ายค่าจ้างบุคคลธรรมดาต้องพิจารณาประเภทเงินได้เพื่อกำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกต้อง:
ประเภทเงินได้ที่มักใช้จ้างบุคคลธรรมดา | อัตราหัก ณ ที่จ่าย |
ค่าจ้างทำของ/ค่าบริการ (มาตรา 40(7) หรือ 40(8)) | 3% |
ค่านายหน้า/ค่าตัวแทน (มาตรา 40(2)) | 3% |
ค่าลิขสิทธิ์ (มาตรา 40(3)) | 3% |
ค่าตอบแทนจากการรับทำงานให้ (มาตรา 40(2)) (เช่น งานสอน, งานวิจัย) | 3% |
กระบวนการทางภาษีที่ต้องทำให้สมบูรณ์:
- หักภาษี: กิจการต้อง หักภาษี ไว้ก่อนจ่ายเงิน
- นำส่ง: นำส่งภาษีที่หักไว้ให้กรมสรรพากรภายใน วันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 15 หากยื่นผ่านอินเทอร์เน็ต) โดยใช้แบบ ภ.ง.ด. 3
- ออกหลักฐาน: ออก ใบ 50 ทวิ ให้แก่ผู้รับจ้างเพื่อใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของตนเอง
หากกิจการไม่มีหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่ง (ใบ 50 ทวิ) และใบเสร็จรับเงินที่ครบถ้วน สรรพากรอาจปัดรายจ่ายนั้นเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) หรือ (13) ได้ค่ะ

AccProTax รับทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี วางแผนภาษี ประสบการณ์กว่า 25 ปี
“สะดวก รวดเร็ว เข้าใจ ให้คำปรึกษาเชิงรุก” คือสิ่งที่ AccProTax ให้ความสำคัญ
เพราะเราเข้าใจดีว่า “เรื่องภาษี” ไม่ใช่เรื่องเล็กที่มองข้ามได้ AccProTax จึงมุ่งเน้นการวางระบบบัญชีและภาษีที่ถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาการตีความผิดพลาดและลดความเสี่ยงจากการถูกเรียกเก็บย้อนหลัง ทีมงานของเรามีประสบการณ์กว่า 25 ปี ในการให้บริการทั้งการทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี และวางแผนภาษีอย่างรอบด้าน พร้อมคำปรึกษาที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างถูกต้อง
ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้
AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร
ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท
ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
เฟซบุ๊ก: www.facebook.com/accprotax/
อีเมล: accprotax@gmail.com
โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax
เริ่มต้นจดทะเบียนบริษัทจำกัด และห้างหุ้นส่วนจำกัด การจัดทำบัญชี วางแผนภาษี และการขอใบอนุญาตต่างๆ อย่างถูกต้อง มีขั้นตอนที่ซับซ้อน ยุ่งยาก และใช้ระยะเวลานาน การมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านงานจดทะเบียนธุรกิจเป็นที่ปรึกษาและวางแผนอย่างใกล้ชิด เพื่อส่งข้อมูลต่อทางการอย่างถูกต้อง เป็นหัวใจสำคัญของก้าวแรกที่เริ่มต้นทำธุรกิจ เรายินดีให้บริการแก่ลูกค้าทุกท่าน พร้อมให้คำแนะนำในด้านการจดทะเบียน บริษัท(บจก.) ห้างหุ้นส่วนจำกัด(หจก.) อย่างครบวงจร รวมถึง จัดทำบัญชี และวางแผนภาษี (Tax Planning) ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ
เมื่อลูกค้าต้องการข้อมูล เรายินดีช่วยเหลือ ให้บริการที่รวดเร็ว ทันเวลา ราคาเหมาะสม คุยอย่างเป็นกันเอง ยินดีให้บริการอย่างเต็มที่ ด้วยความเต็มใจอย่างยิ่งค่ะ
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญฟรี
กรุณากรอกข้อมูล โดยผู้เชี่ยวชาญติดต่อกลับ ให้คำปรึกษาที่ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างรวดเร็ว