ปัญหาที่มักเจอบ่อยเกี่ยวกับบิลเงินสดที่มีรายละเอียดไม่ครบถ้วน และไม่ถูกหลักสรรพากรยอมรับ มีดังนี้ค่ะ

1. รายละเอียดไม่ครบถ้วนตามกฎหมาย

   • บิลต้องระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้ซื้อและผู้ขาย, วันเดือนปีที่ออกบิล, รายละเอียดสินค้า/บริการ, จำนวน, ราคาต่อหน่วย, ราคารวม, เลขที่บิล, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
   • หากขาดข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งไป จะทำให้บิลนั้นไม่สมบูรณ์และอาจถูกปฏิเสธ

2. ไม่มีลายเซ็นหรือเครื่องหมายรับรอง

   • บิลควรมีลายเซ็นหรือเครื่องหมายรับรองของผู้ขายเพื่อแสดงความถูกต้อง หากไม่มี ก็อาจเป็นเหตุให้ถูกมองว่าไม่เป็นเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมาย

3. บิลไม่มีเลขที่บิลชัดเจน

   • จัดทำบิลแบบต่อเนื่อง พร้อมหมายเลขประจำเพื่อความชัดเจนในการบันทึกบัญชีและตรวจสอบได้ง่าย

4. เป็นบิลปลอม, ปรับแต่ง, หรือแก้ไขข้อมูลทีหลัง

   • การปรับเปลี่ยนข้อมูลในบิลโดยไม่ระบุให้ชัดเจน หรือลักลอบแก้ไขข้อมูล ทำให้เอกสารนั้นไม่น่าเชื่อถือและถูกปฏิเสธได้

5. บิลที่ออกนอกขอบเขตของกฎหมาย (เช่น ให้บิลในรูปแบบผิดกฎหมาย)

   • เช่น กล่องบิลมีการทำลาย ลบหรือเขียนทับข้อมูลโดยไม่ถูกต้องตามกฎหมาย

6. ไม่ระบุรายละเอียดของสินค้า/บริการอย่างชัดเจน

   • ควรระบุชื่อสินค้า/บริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย รวมเป็นราคาสุดท้าย เพื่อความชัดเจนในการตรวจสอบ

7. ขาดหลักฐานสนับสนุนหรือการรั่วไหลของข้อมูลผิดพลาด

   • เช่น ไม่มีใบเสร็จรับเงิน, ไม่มีภาพถ่ายหรือหลักฐานการส่งมอบสินค้า/บริการ

คำแนะนำเพื่อให้บิลเงินสดเป็นที่ยอมรับของสรรพากร

• ทำบิลให้ครบถ้วนและถูกต้องตามกฎหมาย
• เก็บรักษาบิลและเอกสารประกอบอย่างดี
• ออกบิลด้วยความซื่อสัตย์และโปร่งใส
• ใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมออกบิลที่ได้มาตรฐานและเข้ากับกฎหมาย

การเปลี่ยน “บิลเงินสด” เป็น “ใบสำคัญรับเงิน”

วิธีเปลี่ยน “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงิน) ให้เป็น “ใบสำคัญจ่าย” (Payment Voucher) เพื่อบันทึกรายจ่าย

“ใบสำคัญจ่าย” เป็นเอกสารภายในของกิจการที่ใช้เป็นศูนย์รวมของข้อมูลการจ่ายเงินและเอกสารประกอบทั้งหมด เพื่อนำไปลงบัญชี

ขั้นตอนการนำ “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงิน) มาประกอบการจัดทำ “ใบสำคัญจ่าย”:

1. ได้รับ “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงิน) จากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ:

   • เมื่อกิจการของคุณจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการด้วยเงินสด (หรือวิธีการอื่น) และได้รับ “บิลเงินสด” หรือ “ใบเสร็จรับเงิน” (ซึ่งไม่ใช่ใบกำกับภาษีเต็มรูป) จากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ
   • ตรวจสอบเบื้องต้น: ตรวจสอบว่าบิลเงินสดนั้นมีข้อมูลพื้นฐาน เช่น วันที่, รายการสินค้า/บริการ, จำนวนเงิน, และมีลายเซ็นผู้รับเงินหรือไม่

2. จัดทำ “ใบสำคัญจ่าย” (Payment Voucher):

   • พนักงานหรือแผนกบัญชีจะจัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” ขึ้นมา 1 ฉบับ สำหรับการจ่ายเงินในแต่ละครั้ง
   • ข้อมูลสำคัญที่ต้องกรอกใน “ใบสำคัญจ่าย”:
     • เลขที่ใบสำคัญจ่าย: เพื่อใช้อ้างอิงและควบคุม
     • วันที่: วันที่จัดทำใบสำคัญจ่าย (โดยทั่วไปคือวันที่เดียวกับวันที่จ่ายเงินตามบิลเงินสด หรือวันที่บันทึกบัญชี)
     • ผู้รับเงิน: ชื่อผู้ขาย/ผู้ให้บริการที่ระบุบนบิลเงินสด
     • รายละเอียดรายการจ่าย: ระบุว่าจ่ายค่าอะไร ตามบิลเงินสด (เช่น ค่าซื้อวัสดุสำนักงาน, ค่าบริการขนส่ง)
     • จำนวนเงิน: ระบุจำนวนเงินที่จ่าย (ตามบิลเงินสด) ทั้งตัวเลขและตัวอักษร
     • วิธีการชำระเงิน: ระบุ “เงินสด” หรือ “โอนเงิน” หรือ “เช็ค” (ตามจริง)
     • ผังบัญชี/เลขที่บัญชี: ระบุหมวดบัญชีที่จะบันทึกรายจ่ายนั้นๆ (เช่น เดบิต บัญชี “ค่าใช้จ่ายวัสดุสำนักงาน”, เครดิต บัญชี “เงินสด”)
     • เอกสารประกอบ: ระบุว่ามีเอกสารอะไรแนบมาบ้าง เช่น “บิลเงินสด (ใบเสร็จรับเงิน) เลขที่…”
     • ลายมือชื่อ: ผู้จัดทำ, ผู้ตรวจสอบ, ผู้อนุมัติ (ตามสายงานและอำนาจอนุมัติของกิจการ)

3. แนบ “บิลเงินสด” กับ “ใบสำคัญจ่าย”:

   • นำ “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงิน) ฉบับจริงที่ได้รับจากผู้ขาย มาแนบ (เย็บติด) เข้ากับ “ใบสำคัญจ่าย” ที่จัดทำขึ้น
   • บางกิจการอาจมีการประทับตรา “จ่ายแล้ว” หรือ “บันทึกบัญชีแล้ว” บนบิลเงินสด เพื่อป้องกันการนำไปใช้ซ้ำ

4. ขออนุมัติการจ่ายเงิน:

   • นำใบสำคัญจ่ายพร้อมบิลเงินสดแนบ ไปให้ผู้จัดการหรือผู้มีอำนาจอนุมัติลงนาม เพื่อยืนยันว่ารายจ่ายนั้นถูกต้องและได้รับการอนุมัติแล้ว

5. บันทึกบัญชี:

   • หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว แผนกบัญชีจะนำ “ใบสำคัญจ่าย” ชุดนี้ไปบันทึกรายการในสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้อง (เช่น สมุดรายวันจ่าย)

6. จัดเก็บเอกสาร:

   • จัดเก็บชุดใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบทั้งหมดไว้อย่างเป็นระบบและเป็นระเบียบ เพื่อสะดวกในการค้นหาและตรวจสอบในอนาคต โดยเฉพาะเมื่อสรรพากรเรียกดู

หลักการสำคัญตามมุมมองของกรมสรรพากร:

แม้ “ใบสำคัญจ่าย” จะเป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทำขึ้นเอง ไม่ใช่เอกสารที่ออกโดยบุคคลภายนอก แต่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่สรรพากรใช้ในการ ตรวจสอบความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสของรายจ่าย ของกิจการ:

• พิสูจน์การอนุมัติ: ลายเซ็นผู้อนุมัติในใบสำคัญจ่าย เป็นเครื่องยืนยันว่ารายจ่ายนั้นไม่ได้เกิดขึ้นโดยพลการ แต่ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจากผู้มีอำนาจของกิจการ
• รวมหลักฐาน: เป็นจุดรวมของเอกสารประกอบทั้งหมด ทำให้สรรพากรสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังที่มาของรายจ่ายได้ง่าย
• ความสัมพันธ์กับบัญชี: ใบสำคัญจ่ายทำหน้าที่เชื่อมโยงระหว่างเอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน กับการบันทึกบัญชีในระบบ
• ความน่าเชื่อถือของ “บิลเงินสด”: การมีใบสำคัญจ่ายที่ระบุรายละเอียดครบถ้วน มีการอนุมัติ และแนบ “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงิน) ที่มีข้อมูลเพียงพอ จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของ “บิลเงินสด” นั้นในสายตาสรรพากรได้ แม้ว่าบิลเงินสดเดี่ยวๆ จะมีข้อจำกัดอยู่ก็ตาม

ข้อควรจำ: แม้จะเปลี่ยน “บิลเงินสด” มาประกอบ “ใบสำคัญจ่าย” ได้ แต่ “บิลเงินสด” นั้น ยังคงไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อ (Input VAT) ได้ หากไม่ใช่ใบกำกับภาษีเต็มรูปตามที่สรรพากรกำหนด ดังนั้น กิจการยังคงต้องแบกรับภาระภาษีมูลค่าเพิ่มในส่วนนี้ครับ

การเปลี่ยน “บิลเงินสด” เป็น “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”

โดยทั่วไปแล้ว “บิลเงินสด” คือ “ใบเสร็จรับเงิน” ที่เราได้รับจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการ (เป็นเอกสารภายนอก) ส่วน “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” เป็น เอกสารภายใน ที่กิจการจัดทำขึ้นเอง

ดังนั้น การ “เปลี่ยนบิลเงินสด เป็น ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ในทางปฏิบัติ ไม่ได้หมายถึงการแปลงสภาพเอกสารโดยตรง แต่หมายถึงการ “จัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ในกรณีที่ “บิลเงินสด (ใบเสร็จรับเงิน)” ที่ควรจะได้นั้น ‘ไม่มี’ หรือ ‘ไม่สมบูรณ์จนไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานได้’

ทำไมจึงต้อง “เปลี่ยน” (จัดทำ) ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน?

• เมื่อไม่สามารถเรียกเก็บ “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงิน) ได้: นี่คือเหตุผลหลัก เช่น จ่ายค่ารถเมล์, ค่าแท็กซี่บางกรณีที่ไม่มีใบเสร็จให้, ค่าจ้างคนทำงานชั่วคราวเล็กน้อยที่ไม่ใช่บริษัท, หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจำนวนน้อยมากๆ ที่ผู้รับเงินไม่สะดวกออกใบเสร็จให้
• เมื่อ “บิลเงินสด” ที่ได้รับมาไม่สมบูรณ์อย่างยิ่ง: แม้จะได้รับมา แต่ข้อมูลบนบิลไม่เพียงพอต่อการพิสูจน์รายจ่าย (เช่น ไม่มีชื่อผู้ขาย, ไม่มีวันที่, รายละเอียดไม่ชัดเจน) ทำให้ไม่น่าเชื่อถือพอที่จะใช้เป็นหลักฐานเดี่ยวๆ

วิธีการจัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” เมื่อไม่มี “บิลเงินสด” (ใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์)

นี่คือขั้นตอนและข้อมูลที่ควรระบุ:

1. ระบุความจำเป็น:

   • ผู้ที่จ่ายเงิน (พนักงานของกิจการ) ต้องยืนยันว่าได้จ่ายเงินไปจริง และไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด จากผู้รับเงินได้ด้วยเหตุผลที่สมควร (เช่น ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จ, เป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยมากๆ, ผู้รับเงินเป็นบุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการ)

2. จัดทำแบบฟอร์ม “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”:

   • กิจการควรมีแบบฟอร์มของ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ที่ได้มาตรฐานของตนเอง

3. กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและชัดเจน:

   • คำว่า “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” อย่างชัดเจน
   • ชื่อกิจการผู้จ่ายเงิน: ชื่อบริษัท/กิจการของคุณ
   • เลขที่เอกสาร / วันที่: กำหนดเลขที่อ้างอิงและระบุวันที่จัดทำเอกสาร
   • รายละเอียดของค่าใช้จ่าย:
     • วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงินจริง: ควรระบุให้ตรงกับวันที่เกิดรายจ่าย
     • ประเภทของค่าใช้จ่าย: เช่น ค่ารถโดยสาร, ค่าเบี้ยเลี้ยง, ค่าจ้างทั่วไป
     • รายละเอียด/วัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน: อธิบายให้ชัดเจนว่าจ่ายเพื่ออะไร และเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร เช่น “ค่ารถโดยสารเดินทางไปติดต่อลูกค้าที่… ” , “ค่าจ้างแรงงานชั่วคราวยกของเข้าสำนักงาน”
     • จำนวนเงิน: ทั้งตัวเลขและตัวอักษร
   • ข้อมูลผู้รับเงิน (ถ้าทราบ): หากสามารถระบุชื่อผู้รับเงินได้ (เช่น คนขับแท็กซี่, ชื่อบุคคลที่รับจ้างทั่วไป) ควรกระบุชื่อ-สกุล และที่อยู่/เบอร์โทรศัพท์ (ถ้ามี) แต่หากไม่ทราบจริงๆ ก็สามารถระบุว่า “ไม่สามารถระบุชื่อผู้รับเงินได้” พร้อมเหตุผล
   • ผู้จ่ายเงิน:
     • ชื่อ-นามสกุลของผู้จ่ายเงินจริง: (พนักงานของกิจการที่ทำการจ่ายเงินนั้น)
     • ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน: เพื่อยืนยันว่าได้จ่ายเงินดังกล่าวจริง และไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินได้
   • ผู้อนุมัติ:
     • ลายมือชื่อผู้อนุมัติ: หัวหน้างาน หรือผู้มีอำนาจอนุมัติ เพื่อแสดงว่ารายจ่ายนี้ได้รับการตรวจสอบและอนุมัติแล้ว

4. แนบหลักฐานเพิ่มเติม (ถ้ามี):

   • แม้จะไม่มีบิลเงินสด แต่อาจมีหลักฐานอื่นที่ช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ เช่น บันทึกการเดินทาง, รูปถ่าย, บันทึกการปฏิบัติงาน
   • หากเป็นการจ่ายเงินที่มีการโอนเงินเล็กน้อย อาจแนบสลิปโอนเงินได้

5. นำไปประกอบ “ใบสำคัญจ่าย”:

   • “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ที่กรอกครบถ้วนและได้รับอนุมัติแล้ว จะถูกแนบไปกับ “ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)” ซึ่งเป็นเอกสารควบคุมภายในหลักของกิจการ เพื่อนำไปบันทึกบัญชีต่อไป

ข้อควรระวังและสิ่งที่สรรพากรให้ความสำคัญ:

• ใช้เท่าที่จำเป็น: “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ควรเป็นทางเลือกสุดท้ายเมื่อไม่สามารถหาใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้จริงๆ เท่านั้น ไม่ควรใช้พร่ำเพรื่อ
• มูลค่าต้องไม่สูง: โดยทั่วไปใช้กับรายจ่ายที่มีมูลค่าไม่สูงมากนัก หากเป็นรายจ่ายจำนวนมาก สรรพากรจะตั้งข้อสงสัยในความน่าเชื่อถือสูง
• ไม่สามารถหักภาษีซื้อได้: เหมือนกับบิลเงินสดทั่วไป “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ไม่ถือเป็นใบกำกับภาษี ดังนั้น ไม่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อ (Input VAT) ได้
• ความสมเหตุสมผล: รายละเอียดที่ระบุต้องสมเหตุสมผลและสอดคล้องกับลักษณะการดำเนินงานของกิจการ
• นโยบายภายใน: กิจการควรมีนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” เพื่อควบคุมการใช้และป้องกันการทุจริต

การจัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้กิจการสามารถบันทึกและพิสูจน์รายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงแต่ขาดหลักฐานภายนอกได้ อย่างไรก็ตาม การใช้เอกสารประเภทนี้ต้องเป็นไปอย่างระมัดระวังและอยู่ในขอบเขตที่เหมาะสมตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรค่ะ

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

 ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax