การซื้อสินค้าจากต่างประเทศโดยไม่มีบิล: แนวทางปฏิบัติและการบันทึกค่าใช้จ่ายตามกฎหมายภาษีไทย

การซื้อสินค้าจากต่างประเทศโดยไม่ได้รับเอกสารที่เรียกว่า “บิล” หรือ “ใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice)” เป็นปัญหาที่พบบ่อย และสร้างความยุ่งยากในการบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษีของประเทศไทยอย่างยิ่ง เนื่องจากกรมสรรพากรกำหนดให้การบันทึกค่าใช้จ่ายต้องมีหลักฐานประกอบที่น่าเชื่อถือ

เหตุใดการไม่มีบิลจึงเป็นปัญหาทางภาษี?

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (13) กำหนดว่า รายจ่ายที่จะถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ และต้องมีหลักฐานอันสมควรว่าใครเป็นผู้รับและรับไปเพื่อกิจการอะไร การที่ไม่มีบิลหรือใบกำกับสินค้า ทำให้:

1. ขาดหลักฐานการจ่ายเงิน: ไม่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นการจ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้าจริงจากผู้ขายรายใด
2. ขาดหลักฐานการเป็นเจ้าของ: ไม่สามารถยืนยันความเป็นเจ้าของสินค้า หรือการผ่านพ้นภาระของกิจการที่ถูกต้อง
3. ตรวจสอบความถูกต้องไม่ได้: กรมสรรพากรไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของรายการซื้อขายได้ ทำให้เกิดความเสี่ยงในการหลีกเลี่ยงภาษี

แนวทางปฏิบัติเพื่อบันทึกรายการเป็นค่าใช้จ่าย (เมื่อไม่มีบิลโดยตรง)

แม้จะไม่มีบิลมาให้โดยตรงจากผู้ขาย แต่ยังมีแนวทางในการรวบรวม และจัดทำเอกสารประกอบเพื่อพยายามให้รายการนี้สามารถรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายได้ตามหลักฐานที่เพียงพอและน่าเชื่อถือที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนี้:

หลักการสำคัญ: ต้องพยายามสร้าง “หลักฐานที่เพียงพอ” เพื่อยืนยันว่ามีการซื้อขายจริง มีการจ่ายเงินจริง และสินค้านั้นเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ

1. เอกสารประกอบการนำเข้า (Import Documents):

   • ใบขนสินค้าขาเข้า (Import Declaration/Customs Declaration): นี่คือเอกสารสำคัญที่สุดที่ยืนยันว่าสินค้าได้ถูกนำเข้ามาในประเทศอย่างถูกต้องตามกฎหมายศุลกากร ซึ่งระบุรายละเอียดสินค้า มูลค่า และผู้รับ/ผู้ส่งอย่างชัดเจน
   • ใบเสร็จรับเงินค่าภาษีอากรนำเข้า (Import Duty & Tax Receipts): แสดงให้เห็นว่ามีการชำระอากรขาเข้าและภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้า ซึ่งเป็นหลักฐานการมีอยู่ของสินค้า
   • ใบตราส่งสินค้า (Bill of Lading – B/L) หรือ Air Waybill (AWB): เอกสารยืนยันการขนส่งสินค้า ซึ่งระบุผู้ส่ง ผู้รับ และรายละเอียดของสินค้า
   • เอกสาร Shipping Invoice/Packing List จากตัวแทนขนส่ง: แม้ไม่ใช่บิลตรงจากผู้ขาย แต่อาจมีรายละเอียดของสินค้าและมูลค่าที่ขนส่ง

2. หลักฐานการชำระเงิน (Proof of Payment):

   • ใบเสร็จ/สลิปการโอนเงิน (Payment Receipt/Bank Transfer Slip): แสดงการโอนเงินไปยังผู้ขายในต่างประเทศ
   • Bank Statement: รายการเดินบัญชีธนาคารที่แสดงการหักเงินค่าซื้อสินค้า
   • เอกสารการชำระเงินผ่านระบบออนไลน์ (เช่น PayPal, Alipay): หลักฐานการชำระเงินที่ออกจากระบบนั้นๆ

3. เอกสารการติดต่อ/การสั่งซื้อ (Order & Communication Records):

   • ใบเสนอราคา (Quotation) หรือ Proforma Invoice: ที่ได้รับจากผู้ขาย (แม้จะไม่ได้ออก Commercial Invoice ให้) ซึ่งแสดงรายละเอียดสินค้า ราคา และเงื่อนไขการขาย
   • อีเมล หรือข้อความสนทนา: ที่ยืนยันการสั่งซื้อ รายละเอียดสินค้า ราคา และเงื่อนไขต่างๆ
   • บันทึกการประชุม หรือสัญญา (ถ้ามี): ที่เกี่ยวข้องกับการตกลงซื้อขาย

4. เอกสารภายในกิจการ (Internal Documents):

   • รายงานการตรวจรับสินค้า: บันทึกภายในของบริษัทที่ระบุว่าได้รับสินค้าอะไร จำนวนเท่าไหร่ และวันที่เท่าไหร่
   • บันทึกการนำเข้าสต็อก: การบันทึกสินค้าที่ได้รับเข้าระบบคลังสินค้าของบริษัท
   • บันทึกการนำไปใช้: หากสินค้านั้นถูกนำไปใช้ในการผลิต หรือจำหน่ายต่อ ก็ควรมีหลักฐานการนำไปใช้เหล่านั้น

สรุปแนวทางปฏิบัติแบบมีลำดับความสำคัญ:

1. ขอ Commercial Invoice ให้ได้: พยายามติดต่อผู้ขายอีกครั้งเพื่อขอ Commercial Invoice โดยให้เหตุผลเรื่องกฎหมายภาษีของไทย
2. รวบรวมเอกสารการนำเข้าให้ครบถ้วน: ใบขนสินค้าขาเข้า และใบเสร็จค่าอากรและ VAT ขาเข้า เป็นเอกสารยืนยันที่สำคัญที่สุดว่าสินค้ามีอยู่จริงและเข้ามาในไทย
3. จัดหาหลักฐานการชำระเงิน: การโอนเงินออกจากบัญชีบริษัทไปยังผู้ขายโดยตรงเป็นหลักฐานที่ดีที่สุด
4. รวบรวมเอกสารประกอบอื่นๆ: ใบเสนอราคา อีเมล หรือเอกสารจากชิปปิ้งเอเจนต์
5. จัดทำ “เอกสารประกอบการรับรู้รายจ่าย” ภายใน: หากรวบรวมเอกสารตามข้อ 1-4 ได้ไม่ครบถ้วนทั้งหมด ควรจัดทำบันทึกภายใน (เช่น บันทึกข้อความ) ที่อธิบายเหตุผลของการไม่มีบิลตัวจริง, อ้างอิงเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด (เช่น เลขที่ใบขน, วันที่โอนเงิน, ชื่อผู้ขายที่ระบุในเอกสารศุลกากร) และให้ผู้บริหารอนุมัติ เพื่อแสดงความโปร่งใสและพยายามสร้างหลักฐานให้เพียงพอที่สุด

ข้อควรระวังและคำแนะนำเพิ่มเติม

• ความเสี่ยงจากการไม่มีใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice) โดยตรง: แม้จะมีเอกสารอื่น ๆ ประกอบ กรมสรรพากรยังคงมองว่า Commercial Invoice เป็นหลักฐานเบื้องต้นที่สมบูรณ์ที่สุด หากไม่มีใบนี้จริง ๆ การพิสูจน์ความถูกต้องอาจยังเป็นประเด็นที่ถูกตั้งคำถามได้
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ขาเข้า: แม้ไม่มี Commercial Invoice โดยตรง แต่หากมีการชำระ VAT ขาเข้า ณ กรมศุลกากร คุณสามารถใช้ใบเสร็จรับเงินค่าอากรขาเข้าที่แสดง VAT นำเข้า ไปขอคืนหรือเครดิตภาษีซื้อได้ (หากคุณเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT)
• การหักภาษี ณ ที่จ่าย: กรณีซื้อสินค้าโดยปกติไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ต่างจากการซื้อบริการ) แต่หากเป็นการซื้อสินค้าจากต่างประเทศที่มาพร้อมกับการบริการ (เช่น ซื้อซอฟต์แวร์พร้อมค่าติดตั้ง) อาจต้องพิจารณาเรื่องการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับค่าบริการ (หากผู้ให้บริการไม่มีสถานประกอบการในไทยและบริการนั้นเข้าข่าย) ซึ่งซับซ้อนขึ้น ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ
• บันทึกบัญชี: บันทึกการซื้อสินค้าตามเอกสารที่มี เช่น ใบขนสินค้าขาเข้า และหลักฐานการชำระเงิน โดยระบุรายละเอียดผู้ขายในต่างประเทศ และเลขที่เอกสารอ้างอิง
• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ: กรณีนี้มีความซับซ้อนและมีความเสี่ยงสูง ควรปรึกษาผู้สอบบัญชี หรือที่ปรึกษาภาษีของบริษัท เพื่อพิจารณาเอกสารที่มีอยู่และแนวทางที่ดีที่สุดในการบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องและปลอดภัยจากข้อโต้แย้งของกรมสรรพากร

การป้องกันที่ดีที่สุดคือการกำหนดนโยบายให้มีการขอ Commercial Invoice จากผู้ขายในต่างประเทศทุกครั้ง และยืนยันกับผู้ขายถึงความสำคัญของเอกสารนี้ในการทำธุรกิจและปฏิบัติตามกฎหมายภาษีในประเทศไทยค่ะ

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

 ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax