1. เอกสารบันทึกบัญชีต้องมีเนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์ ที่เกิดขึ้นครบถ้วน ชัดเจน

เอกสารและบันทึกบัญชีเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ เพราะเป็นหลักฐานที่สะท้อนถึงการดำเนินงานทางการเงินขององค์กร การที่เอกสารเหล่านี้มี เนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์ ที่เกิดขึ้นครบถ้วน ชัดเจน จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความน่าเชื่อถือ และเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากในการตรวจสอบจากกรมสรรพากร ด้วยเหตุผลดังนี้ค่ะ

---

ทำไมเอกสารบันทึกบัญชีต้องมีเนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์ ที่เกิดขึ้นครบถ้วน ชัดเจน?

เพื่อให้เอกสารบันทึกบัญชีมีความน่าเชื่อถือต่อการตรวจสอบจากกรมสรรพากร และสามารถใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษีได้อย่างถูกต้อง เอกสารจะต้องมีคุณสมบัติหลัก 3 ประการคือ ความครบถ้วน (Completeness), ความชัดเจน (Clarity), และวัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง (Legitimate Purpose)

1. ความครบถ้วน (Completeness):

• หมายถึง: การที่บันทึกและเอกสารประกอบการลงบัญชีมีข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการทำความเข้าใจรายการนั้นๆ เช่น
  • วันที่: วันที่ที่เกิดรายการ (ไม่ใช่แค่วันที่บันทึก)
  • ผู้ที่เกี่ยวข้อง: ใครเป็นผู้ซื้อ ผู้ขาย ผู้รับบริการ ผู้ให้บริการ
  • รายละเอียดรายการ: สินค้าหรือบริการที่ซื้อขายคืออะไร จำนวนเท่าไร หน่วยละเท่าไร
  • จำนวนเงิน: ยอดเงินที่รับหรือจ่ายไปทั้งหมด
  • เอกสารอ้างอิง: เลขที่ใบเสร็จ, เลขที่ใบกำกับภาษี, เลขที่เช็ค, เอกสารสัญญาต่างๆ
• สำคัญต่อกรมสรรพากรอย่างไร:
  • ยืนยันการเกิดขึ้นจริงของรายการ: ช่วยให้สรรพากรตรวจสอบได้ว่ารายการนั้นๆ เกิดขึ้นจริงและตรงกับที่บันทึกไว้ในบัญชีหรือไม่
  • ป้องกันการปกปิดรายได้/การสร้างรายจ่ายเท็จ: หากบันทึกไม่ครบถ้วน อาจเป็นช่องทางให้บริษัทปกปิดรายได้ หรืออ้างรายจ่ายที่ไม่มีอยู่จริงเพื่อลดกำไร
  • ตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณภาษี: ข้อมูลครบถ้วนช่วยให้สรรพากรสามารถคำนวณรายได้และค่าใช้จ่ายที่แท้จริงได้ ซึ่งส่งผลต่อการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีเงินได้นิติบุคคล

2. ความชัดเจน (Clarity):

• หมายถึง: การที่เนื้อหาในเอกสารสามารถเข้าใจได้ง่าย ไม่มีข้อสงสัยหรือความคลุมเครือ ไม่มีรอยขูดลบ ขีดฆ่า หรือหากมีการแก้ไขต้องมีการลงนามรับรองการแก้ไขนั้นๆ
• สำคัญต่อกรมสรรพากรอย่างไร:
  • ลดข้อสงสัยในการตีความ: บันทึกที่ชัดเจนช่วยให้เจ้าหน้าที่สรรพากรเข้าใจถึงลักษณะของรายการได้อย่างรวดเร็ว ลดความจำเป็นในการซักถามเพิ่มเติม และลดโอกาสที่จะเกิดการตีความผิดพลาด
  • ป้องกันการบิดเบือนข้อมูล: เอกสารที่ไม่ชัดเจน อาจถูกมองว่าจงใจปกปิด หรือบิดเบือนข้อมูล เพื่อประโยชน์ทางภาษี ซึ่งจะนำไปสู่การตรวจสอบอย่างละเอียด
  • สร้างความน่าเชื่อถือให้กับระบบบัญชี: การจัดทำบัญชีที่ชัดเจนสะท้อนถึงความตั้งใจในการทำธุรกิจอย่างโปร่งใส

3. วัตถุประสงค์ที่เกิดขึ้น (Legitimate Purpose / เกี่ยวข้องกับกิจการ):

• หมายถึง: การที่รายการรายรับหรือรายจ่ายนั้นๆ มีเหตุผลที่สมเหตุสมผล และ เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจของบริษัท เพื่อวัตถุประสงค์ในการหารายได้ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของ/กรรมการ หรือค่าใช้จ่ายที่ฟุ่มเฟือยเกินความจำเป็น
• สำคัญต่อกรมสรรพากรอย่างไร:
  • พิจารณาการเป็น “รายจ่ายที่หักได้” (Deductible Expense): กรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์ชัดเจนว่ารายจ่ายใดบ้างที่ถือเป็น “รายจ่ายต้องห้าม” ตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร หากวัตถุประสงค์ไม่ชัดเจนว่าเกี่ยวกับการหารายได้ของกิจการ หรือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว สรรพากรจะตีความว่าเป็นรายจ่ายต้องห้ามทันที ทำให้บริษัทต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้น
  • ป้องกันการโอนย้ายผลประโยชน์: ช่วยป้องกันการที่บริษัทจะนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวของผู้บริหารมาลงเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทเพื่อลดกำไร
  • ยืนยันความสมเหตุสมผลของค่าใช้จ่าย: แม้จะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ หากมีจำนวนสูงเกินปกติหรือไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน สรรพากรก็อาจไม่ยอมรับให้หักเป็นค่าใช้จ่ายเต็มจำนวนได้

---

ผลที่ตามมาหากเอกสารไม่น่าเชื่อถือต่อการตรวจสอบจากกรมสรรพากร:

หากเอกสารบันทึกบัญชีขาดความครบถ้วน ชัดเจน หรือวัตถุประสงค์ไม่ถูกต้อง จะส่งผลเสียร้ายแรงต่อบริษัทดังนี้:

1. ถูกประเมินภาษีเพิ่ม: กรมสรรพากรจะทำการประเมินภาษีใหม่ โดยอาจไม่ยอมรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ชัดเจน ทำให้กำไรทางภาษีสูงขึ้น และบริษัทต้องเสียภาษีเพิ่ม
2. ถูกเรียกเก็บเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม: นอกจากการเสียภาษีเพิ่มแล้ว บริษัทยังต้องจ่ายเบี้ยปรับ (สูงสุด 2 เท่าของภาษีที่ประเมินเพิ่ม) และเงินเพิ่ม (1.5% ต่อเดือนของภาษีที่ต้องชำระเพิ่ม)
3. เสียความน่าเชื่อถือ: บริษัทอาจถูกขึ้นบัญชีเป็นผู้ประกอบการที่มีความเสี่ยง ทำให้ถูกตรวจสอบเข้มงวดขึ้นในอนาคต
4. อาจนำไปสู่คดีความ: ในกรณีที่พบเจตนาทุจริต หรือการหลีกเลี่ยงภาษีอย่างร้ายแรง อาจนำไปสู่การดำเนินคดีทางอาญาได้

ดังนั้น การทำบัญชีอย่างมืออาชีพ การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ และการบันทึกรายการบัญชีให้มีเนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์ที่เกิดขึ้นครบถ้วน ชัดเจน จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างความน่าเชื่อถือและป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการตรวจสอบจากกรมสรรพากรค่ะ

2. เอกสารบันทึกบัญชีต้องมีความน่าเชื่อถือ

เอกสารและบันทึกบัญชีเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ และการที่เอกสารเหล่านี้มีความน่าเชื่อถือสูงนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อการตรวจสอบจากกรมสรรพากร ดังนี้ค่ะ

---

ทำไมเอกสารบันทึกบัญชีต้องมีความน่าเชื่อถือต่อการตรวจสอบจากกรมสรรพากร?

เอกสารบันทึกบัญชีที่มีความน่าเชื่อถือคือสิ่งพิสูจน์ยืนยันความถูกต้องและเป็นจริงของการดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจ ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญในการคำนวณและชำระภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมาย หากขาดความน่าเชื่อถือแล้ว กรมสรรพากรจะไม่มีเครื่องมือใดที่จะตรวจสอบและยืนยันข้อมูลได้เลย

เหตุผลสำคัญที่เอกสารบันทึกบัญชีต้องมีความน่าเชื่อถือสูงต่อกรมสรรพากร:

1. เพื่อยืนยันการมีอยู่จริงของรายการ (Verification of Transactions):

   • สรรพากรต้องการอะไร: กรมสรรพากรมีหน้าที่ตรวจสอบว่ารายการรายได้และรายจ่ายที่บริษัทบันทึกไว้นั้น “เกิดขึ้นจริง” (Actual Occurrence) หรือไม่ เพื่อป้องกันการสร้างรายจ่ายปลอม หรือการปกปิดรายได้
   • ความน่าเชื่อถือช่วยได้อย่างไร: เอกสารประกอบการลงบัญชีที่น่าเชื่อถือ (เช่น ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน, สัญญา, Bank Statement) จะเป็นหลักฐานยืนยันว่าการซื้อขายสินค้าหรือบริการนั้นได้เกิดขึ้นจริงตามจำนวนเงินที่ระบุไว้ และมีบุคคลที่เกี่ยวข้องจริง

2. เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของจำนวนเงิน (Accuracy of Amounts):

   • สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่บันทึกไว้นั้นถูกต้องตรงกับความเป็นจริง ไม่มีการบิดเบือนตัวเลข เพื่อคำนวณกำไรสุทธิและภาษีที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ
   • ความน่าเชื่อถือช่วยได้อย่างไร: เอกสารที่มีการบันทึกจำนวนเงินที่ชัดเจน ไม่มีการขูดลบ แก้ไข หรือมีการแก้ไขที่สามารถตรวจสอบได้ (เช่น มีการลงนามกำกับ) จะช่วยให้สรรพากรเชื่อมั่นในความถูกต้องของตัวเลขที่นำไปคำนวณภาษี

3. เพื่อแสดงให้เห็นถึงวัตถุประสงค์ที่แท้จริงและเกี่ยวข้องกับกิจการ (Legitimacy and Business Purpose):

   • สรรพากรต้องการอะไร: กรมสรรพากรจะพิจารณาว่ารายจ่ายที่บริษัทนำมาหักนั้น เป็น “รายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการเพื่อหากำไรหรือรายได้” และ “สมเหตุสมผล” หรือไม่ เพื่อป้องกันการนำรายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของ/กรรมการ มาลงเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท
   • ความน่าเชื่อถือช่วยได้อย่างไร: เอกสารที่ระบุรายละเอียดของสินค้า/บริการอย่างชัดเจน และมีลักษณะของรายการที่เป็นไปเพื่อประโยชน์ของธุรกิจอย่างแท้จริง จะช่วยให้สรรพากรเชื่อมั่นว่ารายจ่ายนั้นๆ ไม่ใช่ “รายจ่ายต้องห้าม” ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (เช่น ค่าใช้จ่ายส่วนตัว, ค่ารับรองที่เกินกว่ากำหนด)

4. เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการคำนวณภาษีประเภทต่างๆ (Support for Tax Calculation):

   • สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการหลักฐานเพื่อยืนยันการคำนวณภาษีทุกประเภท เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล (กำไรสุทธิ), ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีซื้อ-ภาษีขาย), ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ยอดเงินได้ที่จ่ายไป)
   • ความน่าเชื่อถือช่วยได้อย่างไร: เอกสารที่น่าเชื่อถือ เช่น ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนด, รายงานภาษีซื้อ-ขาย, หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะเป็นหลักฐานสำคัญที่กรมสรรพากรใช้ตรวจสอบความถูกต้องของการยื่นแบบแสดงรายการภาษีของบริษัท และหากเอกสารเหล่านี้มีข้อบกพร่องหรือไม่น่าเชื่อถือ ก็จะทำให้การคำนวณภาษีไม่ถูกต้อง และบริษัทอาจต้องจ่ายภาษีเพิ่ม

5. เพื่อสร้างความโปร่งใสและลดความเสี่ยง (Transparency and Risk Reduction):

   • สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการความโปร่งใสจากผู้เสียภาษี เพื่อให้ระบบภาษีสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดช่องว่างในการหลีกเลี่ยงภาษี
   • ความน่าเชื่อถือช่วยได้อย่างไร: การที่เอกสารและบันทึกบัญชีมีความน่าเชื่อถือสูง สะท้อนถึงการบริหารจัดการที่ดี และความตั้งใจในการปฏิบัติตามกฎหมายของบริษัท ซึ่งจะช่วยลดโอกาสที่บริษัทจะถูกตรวจสอบอย่างละเอียด หรือถูกตั้งข้อสงสัย และยังช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกประเมินภาษีเพิ่ม เบี้ยปรับ และเงินเพิ่มในอนาคต

---

สรุป: เอกสารบันทึกบัญชีที่น่าเชื่อถือเปรียบเสมือน กระจกสะท้อนความเป็นจริงทางการเงินของบริษัท ที่กรมสรรพากรสามารถใช้ตรวจสอบและพิสูจน์ได้ว่าบริษัทได้ดำเนินการตามกฎหมาย และเสียภาษีอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้ว การทำบัญชีอย่างมีระบบ มีเอกสารประกอบครบถ้วน ชัดเจน และสะท้อนวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของกิจการ จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการสร้างความน่าเชื่อถือและหลีกเลี่ยงปัญหาด้านภาษี

3. เอกสารบันทึกบัญชีต้องมีความถูกต้อง

เอกสารบันทึกบัญชีที่ “ถูกต้อง” คือรากฐานสำคัญที่สุดของการดำเนินธุรกิจที่โปร่งใสและเป็นไปตามกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเผชิญกับการตรวจสอบจากกรมสรรพากร เพราะความถูกต้องของข้อมูลในบัญชีมีผลโดยตรงต่อการคำนวณภาษีที่บริษัทต้องชำระ

---

ทำไมเอกสารบันทึกบัญชีต้องมีความถูกต้องต่อการตรวจสอบจากกรมสรรพากร?

กรมสรรพากรมีหน้าที่ในการจัดเก็บภาษีให้เป็นไปตามกฎหมาย เพื่อให้ประเทศมีรายได้ไปพัฒนา การที่เอกสารบันทึกบัญชีมีความถูกต้องจะช่วยให้กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบและมั่นใจได้ว่าบริษัทได้คำนวณและชำระภาษีอย่างครบถ้วนและเป็นธรรมแล้ว

หลักการของ “ความถูกต้อง” และความสำคัญต่อการตรวจสอบ:

1. ความถูกต้องของตัวเลขและยอดรวม (Numerical Accuracy):

   • สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการให้ตัวเลขทุกตัวในเอกสาร (เช่น รายรับ, รายจ่าย, ยอดรวม) ตรงกับความเป็นจริง และการคำนวณถูกต้องตามหลักคณิตศาสตร์ เพื่อให้ได้กำไรสุทธิที่ถูกต้อง
   • ความถูกต้องช่วยได้อย่างไร: หากตัวเลขในเอกสารต้นฉบับ (เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี) ตรงกับที่บันทึกในสมุดบัญชี และการรวมยอดต่างๆ ก็ถูกต้อง ก็จะทำให้สรรพากรเชื่อมั่นว่าฐานในการคำนวณภาษีนั้นแม่นยำ หากตัวเลขผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ก็อาจส่งผลให้กำไรหรือภาษีผิดเพี้ยนไปได้

2. ความถูกต้องตามหลักการบัญชีและมาตรฐานการบัญชี (Adherence to Accounting Principles and Standards):

   • สรรพากรต้องการอะไร: กรมสรรพากรต้องการให้บริษัทจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP) และกฎเกหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินสามารถเปรียบเทียบและเข้าใจได้
   • ความถูกต้องช่วยได้อย่างไร: การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องตามหลักการ เช่น หลักเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis), หลักการจับคู่รายได้กับรายจ่าย (Matching Principle), หลักความระมัดระวัง (Conservatism) จะทำให้ภาพรวมทางการเงินสะท้อนความเป็นจริงในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี และเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนดสำหรับการคำนวณภาษี

3. ความถูกต้องของการจัดประเภทบัญชี (Correct Classification):

   • สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการให้รายรับและรายจ่ายถูกจัดประเภทอย่างถูกต้อง เช่น แยกค่าใช้จ่ายที่หักได้ออกจากรายจ่ายต้องห้ามอย่างชัดเจน, แยกทรัพย์สินออกจากค่าใช้จ่าย, แยกรายได้ที่ได้รับยกเว้นออกจากรายได้ที่ต้องเสียภาษี
   • ความถูกต้องช่วยได้อย่างไร: การจัดประเภทบัญชีที่ถูกต้องจะช่วยให้สรรพากรสามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วว่าบริษัทได้นำเฉพาะ “รายจ่ายที่สามารถหักได้” มาใช้ในการคำนวณกำไรสุทธิหรือไม่ หากมีการจัดประเภทผิดพลาด เช่น นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวไปลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท หรือนำเงินลงทุนไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย สรรพากรจะทำการปรับปรุงแก้ไข ซึ่งจะทำให้ภาษีที่ต้องชำระสูงขึ้น

4. ความถูกต้องตามรอบระยะเวลาบัญชี (Correct Periodization):

   • สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการให้รายได้และรายจ่ายถูกบันทึกในรอบระยะเวลาบัญชีที่ถูกต้อง เพื่อป้องกันการโยกย้ายกำไรข้ามปีบัญชี เพื่อลดภาระภาษีในบางปี หรือหลีกเลี่ยงภาษี
   • ความถูกต้องช่วยได้อย่างไร: การบันทึกรายการตามวันที่ที่เกิดขึ้นจริงในรอบระยะเวลาบัญชีที่ถูกต้อง จะทำให้กำไรขาดทุนของแต่ละปีสะท้อนความเป็นจริง และทำให้การคำนวณภาษีของแต่ละปีเป็นไปอย่างแม่นยำ
5. ความถูกต้องของเอกสารประกอบการลงบัญชี (Accuracy of Supporting Documents):
   • สรรพากรต้องการอะไร: เอกสารประกอบการลงบัญชี (เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี, สัญญา, Bank Statement) คือหลักฐานชั้นต้นที่สำคัญที่สุด กรมสรรพากรต้องการให้ข้อมูลในเอกสารเหล่านี้ถูกต้องตรงกับความเป็นจริง และตรงกับที่บันทึกในสมุดบัญชี
   • ความถูกต้องช่วยได้อย่างไร: หากเอกสารเหล่านี้ถูกต้องสมบูรณ์ ไม่มีร่องรอยการแก้ไขที่ผิดปกติ และตรงกับข้อมูลที่บันทึก สรรพากรก็จะยอมรับในความน่าเชื่อถือของข้อมูลนั้นๆ หากเอกสารปลอมแปลง หรือมีข้อมูลไม่ตรงกัน ก็จะถูกปฏิเสธการหักค่าใช้จ่ายทันที และอาจถูกดำเนินคดี

---

ผลที่ตามมาหากเอกสารบันทึกบัญชีไม่ถูกต้อง:

• ประเมินภาษีเพิ่ม: กรมสรรพากรจะปรับปรุงยอดรายได้และรายจ่ายที่ผิดพลาด ทำให้กำไรสุทธิทางภาษีสูงขึ้น และบริษัทต้องจ่ายภาษีเพิ่ม
• เบี้ยปรับและเงินเพิ่ม: นอกจากภาษีที่เพิ่มขึ้นแล้ว บริษัทยังต้องจ่ายเบี้ยปรับ (สูงสุด 2 เท่าของภาษีที่ประเมินเพิ่ม) และเงินเพิ่ม (1.5% ต่อเดือนของภาษีที่ค้างชำระ)
• ขาดความน่าเชื่อถือ: บริษัทจะถูกขึ้นบัญชีเป็นผู้ประกอบการที่มีความเสี่ยง ทำให้ถูกตรวจสอบอย่างเข้มข้นขึ้นในอนาคต
• อาจนำไปสู่คดีความ: ในกรณีที่พบเจตนาทุจริต หรือการแสดงข้อมูลอันเป็นเท็จเพื่อหลีกเลี่ยงภาษี อาจนำไปสู่การดำเนินคดีทางอาญาได้

ดังนั้น ความถูกต้องของเอกสารบันทึกบัญชีจึงเป็นสิ่งที่ไม่อาจละเลยได้ เพราะเป็นหัวใจของการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี และการบริหารความเสี่ยงของธุรกิจค่ะ

4. เอกสารบันทึกบัญชีมีการลงลายมือผู้อนุมัติรายการ ไว้เป็นหลักฐาน

การที่เอกสารบันทึกบัญชีมีการ ลงลายมือชื่อผู้อนุมัติรายการ ไว้เป็นหลักฐาน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความน่าเชื่อถือและการตรวจสอบจากกรมสรรพากร ด้วยเหตุผลดังนี้ค่ะ

---

ทำไมเอกสารบันทึกบัญชีต้องมีการลงลายมือชื่อผู้อนุมัติรายการไว้เป็นหลักฐาน?

การลงลายมือชื่อผู้อนุมัติรายการบนเอกสารประกอบการลงบัญชี (เช่น ใบสำคัญจ่าย, ใบอนุมัติซื้อ, ใบอนุมัติการเบิกจ่าย) เป็นการสร้าง ระบบควบคุมภายใน (Internal Control) ที่สำคัญ และเป็นหลักฐานที่ใช้ยืนยันกับกรมสรรพากรว่ารายการนั้นๆ มีความถูกต้อง โปร่งใส และได้รับการตรวจสอบอนุมัติจากผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้องแล้ว

1. เพื่อยืนยันการมีอยู่จริงและการอนุมัติรายการ (Verification and Authorization):

• สรรพากรต้องการอะไร: กรมสรรพากรต้องการความมั่นใจว่าทุกรายการรายจ่ายที่บริษัทนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายนั้น “เกิดขึ้นจริง” และ “ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง” จากบุคคลที่มีอำนาจภายในองค์กร ไม่ใช่รายการที่สร้างขึ้นมาเอง หรือมีการใช้จ่ายโดยพลการ
• ลายมือชื่อช่วยได้อย่างไร: การมีลายมือชื่อของผู้อนุมัติ (เช่น ผู้จัดการแผนก, ผู้บริหาร, เจ้าของ) บนเอกสาร เป็นการยืนยันว่า:
  • รายการนั้นได้ถูกพิจารณาและอนุมัติแล้ว: แสดงให้เห็นว่ามีการตรวจสอบและตัดสินใจก่อนที่จะเกิดการใช้จ่าย
  • ผู้มีอำนาจรับทราบและรับรอง: เป็นการแสดงความรับผิดชอบของผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจว่ารับทราบและเห็นชอบกับการใช้จ่ายนั้นๆ
  • ป้องกันการทุจริตภายใน: หากไม่มีการอนุมัติ อาจเปิดช่องให้มีการเบิกจ่ายที่ไม่ถูกต้อง หรือทุจริตภายในองค์กรได้

2. เพื่อแสดงความสมเหตุสมผลและวัตถุประสงค์ของรายการ (Reasonableness and Business Purpose):

• สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการทราบว่ารายจ่ายนั้นๆ มีความสมเหตุสมผล และมีวัตถุประสงค์เพื่อประโยชน์ในการดำเนินกิจการของบริษัทอย่างแท้จริง ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัว หรือรายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้อง
• ลายมือชื่อช่วยได้อย่างไร: การที่ผู้บริหารอนุมัติรายการ แสดงว่าผู้บริหารเห็นว่ารายจ่ายนั้นมีความจำเป็นและสมเหตุสมผลต่อการดำเนินธุรกิจ การอนุมัติของผู้มีอำนาจจึงเป็นสิ่งยืนยันว่ารายการนั้นๆ มีความเกี่ยวข้องกับกิจการ และไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมายภาษี

3. เพื่อตรวจสอบความรับผิดชอบและสายการบังคับบัญชา (Accountability and Chain of Command):

• สรรพากรต้องการอะไร: ในกรณีที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับรายการใดๆ กรมสรรพากรต้องการทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการอนุมัติรายการนั้นๆ
• ลายมือชื่อช่วยได้อย่างไร: ลายมือชื่อผู้อนุมัติเป็นหลักฐานที่ระบุตัวตนของผู้รับผิดชอบ ทำให้สามารถสอบถามหรือตรวจสอบย้อนกลับไปยังบุคคลนั้นได้ หากมีข้อผิดพลาดหรือข้อสงสัยเกิดขึ้น ก็สามารถระบุตัวผู้รับผิดชอบได้ชัดเจน

4. เพื่อสร้างระบบควบคุมภายในที่เข้มแข็ง (Strong Internal Control System):

• สรรพากรต้องการอะไร: กรมสรรพากรชื่นชมและให้ความสำคัญกับบริษัทที่มีระบบควบคุมภายในที่ดี เพราะแสดงถึงความโปร่งใสและการบริหารจัดการที่เป็นระบบ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการทุจริตและข้อผิดพลาดทางบัญชี
• ลายมือชื่อช่วยได้อย่างไร: การกำหนดให้มีการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจและมีการลงลายมือชื่อ เป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมภายในที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการใช้จ่ายทุกบาททุกสตางค์เป็นไปตามนโยบายและวัตถุประสงค์ของบริษัท

5. เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารและงบการเงิน (Enhance Credibility of Documents and Financial Statements):

• สรรพากรต้องการอะไร: ต้องการเอกสารที่น่าเชื่อถือเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบและประเมินภาษี
• ลายมือชื่อช่วยได้อย่างไร: เอกสารที่มีลายมือชื่อผู้อนุมัติจะมีความน่าเชื่อถือสูงกว่าเอกสารที่ไม่มีลายมือชื่อ เพราะแสดงให้เห็นถึงกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติภายในองค์กร ทำให้สรรพากรเชื่อมั่นในข้อมูลที่นำเสนอในงบการเงิน

---

ผลที่ตามมาหากไม่มีลายมือชื่อผู้อนุมัติ หรือลายมือชื่อไม่ชัดเจน:

• ถูกตั้งข้อสงสัย: กรมสรรพากรอาจสงสัยว่ารายการนั้นๆ ไม่ได้เกิดขึ้นจริง หรือเป็นการใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุมัติอย่างถูกต้อง
• ถูกปฏิเสธการหักค่าใช้จ่าย: หากไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ารายการนั้นได้รับอนุมัติอย่างถูกต้องและเกี่ยวข้องกับกิจการ สรรพากรอาจไม่ยอมรับให้หักเป็นค่าใช้จ่าย ทำให้บริษัทต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้น
• ถูกตรวจสอบเข้มงวดขึ้น: บริษัทอาจถูกมองว่ามีระบบควบคุมภายในที่อ่อนแอ และอาจถูกตรวจสอบอย่างละเอียดมากขึ้นในอนาคต

ดังนั้น การลงลายมือชื่อผู้อนุมัติรายการบนเอกสารบันทึกบัญชีจึงไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นหลักฐานสำคัญที่ช่วยยืนยันความถูกต้อง ความสมเหตุสมผล และความโปร่งใสของรายการทางการเงินทั้งหมดต่อกรมสรรพากรค่ะ

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

 ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax