เอกสารที่จำเป็นของวงจรการขายเป็นส่วนสำคัญประกอบวงจรการขาย โดยวงจรการขาย (Sales Cycle) คือ ชุดของขั้นตอนและกิจกรรมที่ดำเนินการอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การติดต่อลูกค้าครั้งแรกไปจนถึงการได้รับชำระเงิน เป็นกระบวนการสำคัญที่เชื่อมโยงระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายปฏิบัติการ (คลังสินค้า/จัดส่ง) และฝ่ายบัญชี/การเงิน เพื่อให้การซื้อขายเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นไปตามหลักการบัญชีที่ถูกต้อง

นี่คือการอธิบายวงจรการขายอย่างละเอียด พร้อมเอกสารประกอบในแต่ละขั้นตอน:

1. ขั้นตอนก่อนการขาย (Pre-Sales)

ขั้นตอนนี้คือการเริ่มต้นความสัมพันธ์และกำหนดเงื่อนไขการซื้อขายที่ชัดเจน

1.1 ใบเสนอราคา (Quotation/Sales Quotation)

• ใบเสนอราคา (Quotation): ต้องระบุรายละเอียดสินค้า/บริการ, จำนวน, ราคาต่อหน่วย, ส่วนลด (ถ้ามี), วันที่เสนอราคา, ระยะเวลาที่ราคามีผล, และเงื่อนไขการชำระเงินที่เสนอ

2. ขั้นตอนการสั่งซื้อ (Order Acceptance)

ขั้นตอนนี้คือจุดที่การเสนอขายเปลี่ยนเป็นการยืนยันความต้องการซื้อที่ผูกพัน

2.1 การรับคำสั่งซื้อ (Sales Order)

เอกสารประกอบที่สำคัญ:

• ใบสั่งซื้อ (P.O.) ของลูกค้า: เอกสารที่ลูกค้าออกเพื่อสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ ระบุรายการ, จำนวน, และราคารวมที่ตกลง
• ใบรับคำสั่งซื้อ (Sales Order): เอกสารภายในที่ใช้เป็นคำสั่งในการดำเนินการต่อไป และมักใช้ตรวจสอบความถูกต้องของรายการสั่งซื้อกับใบเสนอราคา

3. ขั้นตอนการจัดส่ง (Fulfillment)

ขั้นตอนนี้คือการส่งมอบสินค้าหรือบริการตามที่ตกลงกัน และเป็นจุดที่กิจการรับรู้การขายในทางบัญชี

3.1 การส่งสินค้าและการวางบิล (Delivery and Billing)

เอกสารประกอบที่สำคัญ:

• ใบส่งของ (Delivery Note): ใช้ยืนยันรายการสินค้าที่ส่งและให้ลูกค้าเซ็นรับเพื่อเป็นหลักฐานการส่งมอบ
• ใบกำกับภาษี (Tax Invoice): เป็นเอกสารทางกฎหมายที่ใช้สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน VAT (ภ.พ.20) ต้องออก ณ วันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ (ส่วนใหญ่รวมกับใบแจ้งหนี้)
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice): ใช้แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระ วันที่ครบกำหนดชำระ และรายละเอียดธนาคาร (มักจัดทำเป็นชุดเอกสารเดียวกับใบส่งของและใบกำกับภาษี)
• ใบวางบิล (Billing Note): เอกสารที่ใช้สำหรับลูกค้าที่ต้องมีการนัดหมาย “วางบิล” ก่อน โดยรวบรวมใบแจ้งหนี้หลายใบหรือใบแจ้งหนี้เดียวเพื่อยื่นเรียกเก็บเงินตามขั้นตอนของลูกค้า

4. ขั้นตอนการรับชำระเงิน (Collection)

ขั้นตอนนี้คือการดำเนินการทางบัญชีและการเงินจนสิ้นสุดวงจร

4.1 การรับชำระเงินและปิดหนี้

เอกสารประกอบที่สำคัญ:

• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt): เอกสารหลักฐานทางกฎหมายที่ยืนยันว่าบริษัทได้รับเงินจากลูกค้าแล้วจริง (ต้องออกทันทีที่มีการรับเงิน ไม่ว่าจะรับเต็มจำนวนหรือบางส่วน)
• หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ): หากลูกค้า (ผู้จ่ายเงิน) มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย (เช่น หัก 3% สำหรับค่าบริการ) ลูกค้าจะออกใบ 50 ทวิ นี้ให้กับบริษัทเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการเครดิตภาษีของบริษัท

สรุปความเชื่อมโยงเอกสาร

วงจรการขายที่สมบูรณ์จะมีการไหลเวียนของเอกสารที่เชื่อมโยงกัน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ย้อนหลัง:

$$\text{ใบเสนอราคา}\to \text{ใบสั่งซื้อ (P.O.)}\to \text{ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้}\to \text{ใบเสร็จรับเงิน}$$

AccProTax รับทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี วางแผนภาษี ประสบการณ์กว่า 25 ปี

“สะดวก รวดเร็ว เข้าใจ ให้คำปรึกษาเชิงรุก”  คือสิ่งที่ AccProTax ให้ความสำคัญ

เพราะเราเข้าใจดีว่า “เรื่องภาษี” ไม่ใช่เรื่องเล็กที่มองข้ามได้ AccProTax จึงมุ่งเน้นการวางระบบบัญชีและภาษีที่ถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาการตีความผิดพลาดและลดความเสี่ยงจากการถูกเรียกเก็บย้อนหลัง ทีมงานของเรามีประสบการณ์กว่า 25 ปี ในการให้บริการทั้งการทำบัญชี ตรวจสอบบัญชี และวางแผนภาษีอย่างรอบด้าน พร้อมคำปรึกษาที่ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างถูกต้อง

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

 ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน

เฟซบุ๊ก: www.facebook.com/accprotax/

 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax