การทำเอกสารประกอบรายการค่าใช้จ่ายของกิจการให้ถูกต้องและเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ถือเป็นหัวใจสำคัญของการบันทึกบัญชีและการบริหารภาษีที่ดี เพราะเอกสารเหล่านี้จะเป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้องของรายจ่าย ซึ่งมีผลโดยตรงต่อการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล (หรือบุคคลธรรมดาสำหรับกิจการส่วนตัว) และการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
หลักการสำคัญของเอกสารประกอบรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากร
ก่อนจะลงรายละเอียดเทคนิคและประเภทเอกสาร ควรเข้าใจหลักการพื้นฐานที่สรรพากรใช้พิจารณาความสมบูรณ์ของรายจ่าย:
- ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยเฉพาะ (Actual & Business Related): รายจ่ายนั้นต้องเกิดขึ้นจริง และมุ่งหมายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยตรง ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของหรือพนักงาน
- ต้องไม่เป็นรายจ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร: มีรายจ่ายบางประเภทที่กฎหมายกำหนดว่าห้ามนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษี เช่น เงินสำรอง, เงินทุน, ค่ารับรองที่เกินกว่าเกณฑ์, รายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ เป็นต้น
- ต้องมีหลักฐานประกอบการลงบัญชีที่ครบถ้วนและถูกต้อง: นี่คือจุดที่สำคัญที่สุด ซึ่งจะอธิบายในส่วนของเทคนิคและประเภทเอกสารต่อไป
- สามารถพิสูจน์ที่มาที่ไปได้ (Traceability): สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่ารายจ่ายนั้นเกิดขึ้นเมื่อใด เพื่ออะไร จ่ายให้ใคร และจ่ายด้วยวิธีใด
ประเภทเอกสารที่ใช้ประกอบรายการค่าใช้จ่ายของกิจการ
เอกสารประกอบรายจ่ายแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะของค่าใช้จ่ายและผู้รับเงิน:
-
เอกสารจากภายนอก (External Documents): เป็นเอกสารที่ได้รับจากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ
- ใบกำกับภาษี (Tax Invoice):
- สำคัญที่สุด สำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เพราะใช้เป็นหลักฐานในการขอภาษีซื้อคืน/ขอเครดิตภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ข้อมูลสำคัญที่ต้องมี:
- คำว่า “ใบกำกับภาษี” อย่างชัดเจน
- ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ
- ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ (ชื่อกิจการของเรา)
- หมายเลขใบกำกับภาษี (เลขที่เอกสาร) และเล่มที่ (ถ้ามี)
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ชื่อ/ชนิด/ประเภท/ลักษณะ/จำนวน และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ
- สรุปยอดรวมทั้งสิ้น (รวม VAT)
- ใบเสร็จรับเงิน (Receipt):
- ใช้สำหรับรายจ่ายที่ผู้ขายไม่ได้จดทะเบียน VAT หรือรายจ่ายที่ได้รับการยกเว้น VAT
- ข้อมูลสำคัญที่ต้องมี:
- คำว่า “ใบเสร็จรับเงิน”
- ชื่อ/ที่อยู่ผู้รับเงิน
- วัน เดือน ปี ที่ได้รับเงิน
- จำนวนเงิน (ตัวเลขและตัวอักษร)
- รายละเอียดว่าได้รับเงินค่าอะไร
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- ใบกำกับภาษี (Tax Invoice):
Ο หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ – Withholding Tax Certificate):
-
-
- สำคัญสำหรับรายจ่ายที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย (เช่น ค่าบริการ, ค่าเช่า, ค่าโฆษณา)
- ออกโดยผู้จ่ายเงิน (กิจการของเรา) ให้ผู้รับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานว่าเราได้หักภาษีเขาไว้และจะนำส่งสรรพากร
- ข้อมูลสำคัญที่ต้องมี: (ตามที่กรมสรรพากรกำหนดในแบบฟอร์ม 50 ทวิ)
- ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้หักภาษี (กิจการของเรา)
- ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ถูกหักภาษี
- ประเภทเงินได้ที่จ่าย
- จำนวนเงินได้ที่จ่ายและจำนวนภาษีที่หักไว้
- วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงินได้
- สัญญา/ข้อตกลง (Contract/Agreement):
- สำหรับค่าใช้จ่ายที่มีมูลค่าสูง หรือมีลักษณะเป็นรายจ่ายต่อเนื่อง/ผูกพันระยะยาว เช่น สัญญาเช่า, สัญญาบริการ, สัญญากู้ยืมเงิน
- เป็นหลักฐานประกอบที่สำคัญ เพื่อยืนยันเงื่อนไขการจ่ายเงินและพิสูจน์ความจำเป็นของรายจ่าย
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice) / ใบส่งของ (Delivery Note):
- ใช้เป็นหลักฐานประกอบสำหรับค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้มีการชำระเงิน หรือเพื่อยืนยันการรับสินค้า/บริการ ก่อนที่จะได้รับใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
- มักจะแนบมากับใบกำกับภาษี
-
-
เอกสารภายใน (Internal Documents): เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยกิจการเอง เพื่อควบคุมภายในและประกอบการบันทึกบัญชี
- ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher):
- เอกสารหลักที่ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินในระบบบัญชี
- จะแนบเอกสารภายนอกทั้งหมด (ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จฯลฯ) ไว้ด้านหลัง
- ข้อมูลสำคัญที่ต้องมี:
- เลขที่ใบสำคัญจ่าย, วันที่
- รายการที่จ่าย
- ชื่อผู้รับเงิน
- จำนวนเงิน
- บัญชีที่เกี่ยวข้อง
- ลายมือชื่อผู้อนุมัติ, ผู้ตรวจสอบ, ผู้บันทึก
- หลักฐานการชำระเงิน:
- สลิปโอนเงิน (Bank Slip), รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement)
- ใบนำฝากเช็ค, สำเนาเช็ค
- ใช้ยืนยันว่าได้มีการจ่ายเงินออกไปจริง
- ใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อ (Purchase Requisition/Purchase Order):
- เอกสารที่แสดงถึงความต้องการในการจัดซื้อ/จัดจ้าง และการอนุมัติก่อนที่จะเกิดรายจ่ายขึ้นจริง
- รายงานการประชุม/บันทึกภายใน:
- ในบางกรณี อาจใช้ประกอบเพื่อยืนยันมติการอนุมัติรายจ่ายสำคัญ หรือเหตุผลในการเกิดรายจ่ายนั้นๆ
- ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher):
เทคนิคการทำเอกสารประกอบรายจ่ายให้ถูกต้องและครบถ้วนตามสรรพากร
-
ตรวจสอบข้อมูลผู้ขาย/ผู้ให้บริการให้ถูกต้องครบถ้วน:
- ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ต้องตรงตามข้อมูลจริง
- ชื่อและที่อยู่ของกิจการเราในเอกสารของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ต้องถูกต้อง (โดยเฉพาะในใบกำกับภาษี)
- ระวังการใช้ชื่อย่อ หรือข้อมูลที่ไม่ชัดเจน
-
รายละเอียดรายการต้องชัดเจนและระบุได้:
- ในใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ควรระบุประเภทของสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน ไม่ควรใช้คำว่า “ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด” “ค่าสินค้า” เฉยๆ หากเป็นไปได้
- หากเป็นค่าบริการ ควรระบุลักษณะของงานที่ให้บริการ
-
วันที่ในเอกสารต้องสอดคล้องกับช่วงเวลาที่เกิดรายจ่าย:
- วันที่ออกเอกสาร (ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ) ควรอยู่ในช่วงเวลาที่เกิดค่าใช้จ่ายจริง
-
เอกสารต้องสอดคล้องและเชื่อมโยงกัน:
- ใบสำคัญจ่ายหนึ่งชุด ควรมีเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (เช่น ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จ, สัญญา, สลิปโอนเงิน) เย็บรวมกันไว้อย่างเป็นระเบียบ
- ยอดเงินในเอกสารแต่ละฉบับต้องตรงกัน
-
มีการอนุมัติการจ่ายเงินอย่างเป็นทางการ:
- ใบสำคัญจ่ายต้องมีลายมือชื่อผู้อนุมัติการจ่ายเงิน ผู้ตรวจสอบเอกสาร และผู้บันทึกบัญชี ตามระเบียบการควบคุมภายในของกิจการ
- การอนุมัติควรมีอำนาจตามระเบียบที่วางไว้ (เช่น วงเงินอนุมัติของแต่ละตำแหน่ง)
-
เก็บเอกสารต้นฉบับไว้เสมอ:
- กรมสรรพากรมักจะขอตรวจสอบเอกสารต้นฉบับ หากมีการขอคืนภาษีหรือการตรวจสอบบัญชี
- การเก็บสำเนาอาจใช้เป็นหลักฐานเบื้องต้นได้ แต่ต้นฉบับคือสิ่งสำคัญที่สุด
-
การจัดการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT):
- สำหรับรายจ่ายที่เข้าเกณฑ์ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย กิจการต้องทำการหักภาษีไว้ และออก “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)” ให้ผู้รับเงิน
- ต้องนำส่งภาษีที่หักไว้ให้กรมสรรพากรภายในกำหนดเวลา
-
การจัดการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สำหรับภาษีซื้อ:
- เฉพาะใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเท่านั้นที่สามารถนำมาหักภาษีซื้อ หรือขอคืนภาษีซื้อได้
- ตรวจสอบให้มั่นใจว่าใบกำกับภาษีมีข้อมูลครบถ้วนตามที่กล่าวไปข้างต้น
-
ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในต่างประเทศ:
- ใช้เอกสารที่ได้รับจากผู้ขายในต่างประเทศเป็นหลัก (เช่น Commercial Invoice)
- ต้องมีหลักฐานการชำระเงินที่ชัดเจน (เช่น Bank Statement ที่แสดงการโอนเงินออกไปต่างประเทศ)
- อาจต้องมีการคำนวณอัตราแลกเปลี่ยน ณ วันที่เกิดรายการตามเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด
- พิจารณาเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างประเทศ ตามอนุสัญญาภาษีซ้อน (DTAA) หากมีการจ่ายเงินได้บางประเภท เช่น ค่าสิทธิ ค่าบริการ
-
ค่าใช้จ่ายย่อยที่ไม่มีเอกสารจากผู้ขาย (กรณีจำเป็นจริงๆ):
- สำหรับรายจ่ายที่มีมูลค่าน้อยมาก และไม่สามารถหาใบเสร็จรับเงินได้จริงๆ (เช่น ค่ารถโดยสารประจำทางที่ไม่มีมิเตอร์) อาจพิจารณาทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” หรือ “บันทึกค่าใช้จ่าย” โดยมีรายละเอียดการจ่าย, วันที่, จำนวนเงิน, เหตุผล และลงชื่อผู้รับรองการจ่ายเงิน ซึ่งควรใช้ในกรณีที่จำเป็นและมีมูลค่าไม่สูงมากเท่านั้น ไม่ใช่ทุกกรณี
ข้อควรระวังที่สรรพากรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ
- ความเป็นจริงของรายจ่าย: ตรวจสอบเสมอว่ารายจ่ายนั้นเกิดขึ้นจริง และมีวัตถุประสงค์เพื่อกิจการอย่างแท้จริง
- การเชื่อมโยงข้อมูล: ข้อมูลในเอกสารประกอบรายจ่ายทั้งหมดควรเชื่อมโยงกันอย่างสมเหตุสมผล เช่น ใบกำกับภาษีต้องตรงกับใบสำคัญจ่าย และสอดคล้องกับรายการในสมุดบัญชี
- รายจ่ายส่วนตัวปนกับกิจการ: ระมัดระวังไม่ให้รายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของหรือพนักงานปะปนกับรายจ่ายของกิจการโดยไม่มีการแยกแยะชัดเจน
- ความสมเหตุสมผลของราคา: ราคาสินค้าหรือบริการที่ระบุในเอกสารต้องเป็นไปตามราคาตลาดหรือราคาที่สมเหตุสมผล
- ความสม่ำเสมอในการจัดทำเอกสาร: ควรรักษาระเบียบวินัยในการจัดทำและจัดเก็บเอกสารอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่ต้น
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
เป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชีสำหรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง แต่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีจากผู้รับเงินได้ตามปกติ เนื่องจากลักษณะของรายจ่ายหรือผู้รับเงินไม่เอื้ออำนวย
ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร เอกสารนี้มักอ้างอิงถึง มาตรา 3 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งระบุว่า:
“เพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บภาษีอากร อธิบดีมีอำนาจที่จะสั่งให้ผู้มีหน้าที่เสียภาษีอากร ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย หรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษีอากร ปฏิบัติการเกี่ยวกับการยื่นแบบแสดงรายการ การเสียภาษีอากร การหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย การขอคืนภาษีอากร การขอเบิกรวม หรือการปฏิบัติการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันโดยให้มีใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารอื่นใดตามแบบที่อธิบดีกำหนด”
แม้กฎหมายจะไม่ได้ระบุรายละเอียดของ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” โดยตรงอย่างละเอียด แต่จากแนวปฏิบัติและคำวินิจฉัยของสรรพากร สามารถสรุปความหมายและหลักเกณฑ์ได้ดังนี้:
ความหมายและวัตถุประสงค์
- เอกสารทดแทน: เป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเองเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี แทน ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีที่หาไม่ได้
- ใช้ในกรณีจำเป็น: มีวัตถุประสงค์เพื่อรองรับค่าใช้จ่ายบางประเภทที่เกิดขึ้นจริงในการดำเนินกิจการ แต่ผู้จ่ายเงินไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้ เช่น
- ค่ารถโดยสารประจำทางที่ไม่มีมิเตอร์ (เช่น รถเมล์, รถสองแถว)
- ค่าโดยสารรถสาธารณะที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จได้ (เช่น แท็กซี่บางคัน)
- ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจำนวนเล็กน้อยที่ไม่นิยมออกใบเสร็จ (เช่น ค่าจ้างคนขนของชั่วคราวที่ไม่ใช่บริษัท, ค่าเครื่องดื่มเล็กๆ น้อยๆ)
- ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ ที่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จได้จริงๆ
เงื่อนไขสำคัญในการใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (ตามหลักสรรพากร)
เพื่อให้สรรพากรยอมรับว่ารายจ่ายนั้นสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องมีคุณสมบัติดังนี้:
- ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินได้จริงๆ: นี่คือเงื่อนไขที่สำคัญที่สุด ต้องพิสูจน์ได้ว่ามีความพยายามแล้วแต่ไม่สามารถขอใบเสร็จจากผู้รับเงินได้จริง ไม่ใช่จงใจไม่ขอหรือละเลย
- เป็นรายจ่ายเพื่อกิจการโดยเฉพาะ: ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของกิจการเพื่อหากำไร ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวของบุคคล
- มูลค่าต้องไม่สูงมาก: แม้จะไม่มีการกำหนดวงเงินที่ชัดเจน แต่โดยทั่วไปแล้ว ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินควรใช้กับรายจ่ายที่มีมูลค่าไม่สูงมากนัก หากเป็นรายจ่ายก้อนใหญ่ สรรพากรจะเพ่งเล็งเป็นพิเศษและมีโอกาสไม่ยอมรับสูง
- มีรายละเอียดครบถ้วนสมบูรณ์: ต้องมีข้อมูลที่เพียงพอเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของรายจ่ายนั้นได้
ข้อมูลที่ควรระบุในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
แม้จะไม่มีแบบฟอร์มตายตัวที่สรรพากรกำหนด แต่โดยทั่วไปแล้ว ควรมีข้อมูลดังต่อไปนี้:
- คำว่า “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” อย่างชัดเจน
- ชื่อกิจการผู้จ่ายเงิน (กิจการของเรา)
- เลขที่เอกสาร / วันที่ที่จัดทำเอกสาร
- รายละเอียดของค่าใช้จ่าย:
- วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงิน
- ประเภทของค่าใช้จ่าย (เช่น ค่ารถเมล์, ค่าจ้างขนของ)
- รายละเอียดหรือวัตถุประสงค์ของการจ่ายเงิน อย่างชัดเจน (เช่น ค่ารถเมล์เดินทางไปติดต่อลูกค้าที่… , ค่าจ้างยกของเข้าสำนักงาน)
- จำนวนเงิน (ทั้งตัวเลขและตัวอักษร)
- ชื่อ-นามสกุลของผู้รับเงิน (หากทราบ/สามารถระบุได้ เช่น ชื่อคนขับแท็กซี่, ชื่อคนส่งของ)
- ชื่อ-นามสกุลของผู้จ่ายเงิน (ผู้ปฏิบัติงานของกิจการ) และ ลายมือชื่อผู้รับรอง ว่าเป็นผู้จ่ายเงินดังกล่าวจริง และไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินได้
- ลายมือชื่อผู้อนุมัติ (เช่น ผู้จัดการ หัวหน้างาน) เพื่อแสดงว่าได้มีการตรวจสอบและอนุมัติรายจ่ายดังกล่าวแล้ว
- แนบหลักฐานอื่นๆ ประกอบ (ถ้ามี) เช่น ตารางเดินรถ, บันทึกการเดินทาง, ภาพถ่าย (หากจำเป็น)
ข้อจำกัดและข้อควรระวัง
- ไม่ใช่ใบกำกับภาษี: ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ไม่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอคืนภาษีซื้อ (Input VAT) ได้ เพราะไม่ใช่ใบกำกับภาษี
- ความน่าเชื่อถือต่ำกว่า: สรรพากรจะให้ความสำคัญกับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีที่ออกมาจากผู้รับเงินโดยตรงมากกว่า ดังนั้น ควรใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเท่าที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น
- ความสมเหตุสมผล: รายจ่ายที่ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องสมเหตุสมผลกับลักษณะและขนาดของกิจการ และไม่ควรมีสัดส่วนที่สูงผิดปกติเมื่อเทียบกับรายจ่ายประเภทอื่นๆ ที่มีหลักฐานครบถ้วน
- ความสม่ำเสมอ: ควรมีนโยบายภายในที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เพื่อให้การควบคุมภายในของกิจการน่าเชื่อถือ
การใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องและระมัดระวัง จะช่วยให้กิจการสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายที่จำเป็นแต่หาหลักฐานภายนอกไม่ได้ ให้เป็นรายจ่ายที่ยอมรับได้ทางภาษี และหลีกเลี่ยงปัญหาในการตรวจสอบจากกรมสรรพากรในอนาคต
ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
เป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้บันทึกรายการจ่ายเงินทุกรายการที่เกิดขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการควบคุมการจ่ายเงิน ตรวจสอบความถูกต้องของรายจ่าย และเป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชีที่สำคัญที่สุด
ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร แม้ว่าใบสำคัญจ่ายจะไม่ได้เป็นเอกสารที่ระบุในประมวลรัษฎากรโดยตรงว่าเป็นเอกสารที่ต้องใช้ในการเสียภาษี (เช่นเดียวกับใบกำกับภาษี หรือใบ 50 ทวิ) แต่ก็ถือเป็น เอกสารหลักและหัวใจสำคัญของระบบการควบคุมภายในและการบันทึกบัญชี ที่กรมสรรพากรให้ความสำคัญอย่างยิ่งในการพิจารณาความน่าเชื่อถือของรายจ่ายเพื่อการเสียภาษี
วัตถุประสงค์และบทบาทสำคัญของใบสำคัญจ่ายตามหลักสรรพากร
- ศูนย์รวมหลักฐานการจ่ายเงิน: ใบสำคัญจ่ายทำหน้าที่เป็น “หน้าปก” หรือ “แฟ้มรวม” ของเอกสารประกอบการจ่ายเงินทั้งหมด (เช่น ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน, สัญญา, ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน, หลักฐานการโอนเงิน) ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและรวบรวมข้อมูล
- แสดงการอนุมัติการจ่าย: เป็นหลักฐานที่แสดงว่ารายจ่ายนั้นได้รับการตรวจสอบและอนุมัติโดยผู้มีอำนาจของกิจการตามลำดับขั้นตอนที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สรรพากรใช้ตรวจสอบว่ารายจ่ายนั้นสมเหตุสมผลและไม่ได้เกิดจากการทุจริตหรือเป็นรายจ่ายส่วนตัว
- พิสูจน์ความมีอยู่จริงของรายจ่าย: เมื่อรวมกับเอกสารประกอบอื่นๆ ใบสำคัญจ่ายช่วยยืนยันว่าได้มีการจ่ายเงินออกไปจริง และเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ของกิจการ ซึ่งเป็นเงื่อนไขพื้นฐานในการนำรายจ่ายมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี
- รองรับการบันทึกบัญชี: เป็นเอกสารที่ใช้เป็นต้นทางในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันจ่าย และแยกประเภทบัญชีที่เกี่ยวข้อง ทำให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้องและตรวจสอบย้อนหลังได้
- หลักฐานในการตรวจสอบภาษี: เมื่อสรรพากรเข้ามาตรวจสอบบัญชีและเอกสาร กิจการจะต้องนำส่งใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารประกอบ เพื่อแสดงที่มาที่ไปและความถูกต้องของรายจ่ายที่นำไปหักภาษีเงินได้ หรือใช้เป็นภาษีซื้อ
ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในใบสำคัญจ่าย (เพื่อให้สรรพากรยอมรับรายจ่าย)
เพื่อให้ใบสำคัญจ่ายมีความสมบูรณ์และน่าเชื่อถือในสายตาของสรรพากร ควรมีข้อมูลและองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
- เลขที่ใบสำคัญจ่าย: เพื่อใช้อ้างอิงและควบคุม
- วันที่: วันที่ที่จัดทำใบสำคัญจ่าย
- ชื่อผู้รับเงิน: ชื่อบุคคลหรือกิจการที่ได้รับเงิน
- รายละเอียดรายการที่จ่าย: ระบุให้ชัดเจนว่าจ่ายเงินค่าอะไร เช่น ค่าบริการ, ค่าซื้อสินค้า, ค่าเช่า, ค่าเดินทาง
- จำนวนเงิน: ระบุเป็นตัวเลขและตัวอักษรให้ชัดเจน
- วิธีการชำระเงิน: ระบุว่าจ่ายด้วยเงินสด, โอนเงินผ่านธนาคาร, เช็ค (ระบุเลขที่เช็ค)
- ผังบัญชี/เลขที่บัญชี: ระบุหมวดบัญชีที่จะบันทึกรายจ่ายนั้นๆ (เช่น ค่าใช้จ่ายบริหาร, ค่าใช้จ่ายในการขาย)
- รายการเอกสารแนบ: ระบุว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่แนบมากับใบสำคัญจ่าย (เช่น ใบกำกับภาษีเลขที่…, ใบเสร็จรับเงินเลขที่…, ใบ 50 ทวิ เลขที่…, สัญญา)
- ลายมือชื่อผู้จัดทำ: ผู้ที่จัดทำใบสำคัญจ่าย
- ลายมือชื่อผู้ตรวจสอบ: ผู้ที่ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและรายการ
- ลายมือชื่อผู้อนุมัติ: ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่ายเงิน ตามนโยบายและวงเงินของกิจการ (ถือเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสรรพากร)
- หมายเหตุ (ถ้ามี): ข้อความเพิ่มเติมที่จำเป็น เช่น อ้างอิงถึงโครงการ, วัตถุประสงค์เฉพาะของรายจ่าย
ความสัมพันธ์กับเอกสารอื่น
ใบสำคัญจ่ายไม่ได้ยืนอยู่ได้ด้วยตัวเอง แต่จะทำงานควบคู่กับเอกสารประกอบอื่นๆ ที่ได้รับจากภายนอกหรือจัดทำขึ้นภายใน เช่น:
- ใบกำกับภาษี: สำหรับรายจ่ายที่สามารถนำภาษีซื้อมาหักได้
- ใบเสร็จรับเงิน: สำหรับรายจ่ายที่ไม่มี VAT
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ): ในกรณีที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- สัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบส่งของ: สำหรับการซื้อขายหรือบริการที่มีมูลค่าหรือเงื่อนไขเฉพาะ
- หลักฐานการโอนเงิน/สลิป ATM/Statement ธนาคาร: เพื่อยืนยันการชำระเงินจริง
- ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน: ในกรณีที่ไม่สามารถหาใบเสร็จรับเงินได้จริงๆ
ข้อควรระวังสำหรับสรรพากร
- ความสมบูรณ์ของเอกสาร: กรมสรรพากรจะให้ความสำคัญกับความครบถ้วนของเอกสารประกอบที่แนบมากับใบสำคัญจ่าย หากไม่มีเอกสารแนบที่เพียงพอ หรือเอกสารไม่ถูกต้อง รายจ่ายนั้นอาจถูกปฎิเสธการนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี
- การอนุมัติ: ลายเซ็นผู้อนุมัติจะต้องเป็นผู้มีอำนาจจริง และสามารถอธิบายเหตุผลในการอนุมัติรายจ่ายได้
- ความสอดคล้องของข้อมูล: ข้อมูลในใบสำคัญจ่ายต้องตรงกับเอกสารแนบและรายการบัญชี
- ความเป็นจริงของรายจ่าย: แม้จะมีใบสำคัญจ่ายและเอกสารครบถ้วน แต่หากสรรพากรตรวจสอบแล้วพบว่ารายจ่ายนั้นไม่เกิดขึ้นจริง หรือไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ (เป็นรายจ่ายต้องห้าม) ก็จะไม่สามารถนำมาหักภาษีได้
สรุปได้ว่า ใบสำคัญจ่ายคือ “แฟ้มควบคุม” ที่รวบรวมและยืนยันกระบวนการจ่ายเงินทั้งหมดของกิจการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแสดงการอนุมัติและการรวบรวมหลักฐานประกอบ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่กรมสรรพากรจะใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องและความชอบด้วยกฎหมายของรายจ่ายในการคำนวณภาษีของกิจการ
การจัดทำเอกสารประกอบรายการค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องและครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ไม่เพียงแต่ช่วยให้กิจการสามารถนำรายจ่ายไปหักภาษีได้อย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างระบบการควบคุมภายในที่ดี ทำให้การบริหารจัดการการเงินและบัญชีมีความโปร่งใส และลดความเสี่ยงจากการถูกตรวจสอบและปรับโดยเจ้าหน้าที่สรรพากรในอนาคตค่ะ
ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้
AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร
ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท
ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
อีเมล: accprotax@gmail.com
โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax
