การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีและภาษีเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชีต้องปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้เมื่อถูกเรียก หรือเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษี การไม่ปฏิบัติตามอาจมีบทลงโทษทั้งทางแพ่งและอาญา

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีและภาษีตามหลักกฎหมาย

โดยทั่วไปแล้ว กฎหมายกำหนดให้เก็บรักษาเอกสารทางบัญชีและภาษีเป็นระยะเวลา ไม่น้อยกว่า 5 ปี และสามารถขยายได้ถึง 7 ปี หากมีกรณีที่กรมสรรพากรหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องร้องขอ

1. ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

• มาตรา 13: “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดไว้ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี“

• การขยายระยะเวลา: หากมีเหตุอันควร อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอาจสั่งให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ ไม่เกิน 7 ปี ก็ได้

ประเภทเอกสารที่ต้องเก็บรักษา

• สมุดบัญชีต่างๆ เช่น สมุดรายวัน (ซื้อ, ขาย, รับ, จ่าย), สมุดบัญชีแยกประเภท, สมุดบัญชีคุมสินค้า
• เอกสารประกอบการลงบัญชี เช่น
  • เอกสารที่ใช้บันทึกรายการในสมุดบัญชี เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี (ทั้งซื้อและขาย), ใบแจ้งหนี้, ใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
  • เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีประเภทอื่นๆ เช่น สัญญาต่างๆ (สัญญาซื้อขาย, สัญญาเช่า), บิลค่าใช้จ่าย (ค่าน้ำ, ค่าไฟ, ค่าโทรศัพท์), รายงานธนาคาร (Bank Statement), เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินเดือนพนักงาน, เอกสารเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร

2. ตามประมวลรัษฎากร

• มาตรา 17: “ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทำและเก็บรักษารายงานตามมาตรา 87 และเอกสารหลักฐานที่อธิบดีกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการ หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันยื่นแบบแสดงรายการภาษี”
  • การขยายระยะเวลา: อธิบดีกรมสรรพากรมีอำนาจขยายระยะเวลาดังกล่าวได้ตามความจำเป็น แต่ ไม่เกิน 7 ปี ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในกรณีที่กรมสรรพากรอยู่ระหว่างการตรวจสอบ หรือพบข้อสงสัยที่ต้องการตรวจสอบย้อนหลัง
• มาตรา 87/3 (สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่ม): “ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี เอกสารประกอบการลงบัญชี และหลักฐานอื่นที่อธิบดีกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการเป็นเวลา ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษี หรือนับแต่วันที่พ้นกำหนดเวลายื่นแบบแสดงรายการภาษีของแต่ละเดือนภาษี”

ประเภทเอกสารที่ต้องเก็บรักษา:

• ใบกำกับภาษี (ทั้งต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ และสำเนาใบกำกับภาษีขาย)
• รายงานภาษีซื้อ และรายงานภาษีขาย
• รายงานสินค้าและวัตถุดิบ (กรณีขายสินค้า)
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการหักภาษี ณ ที่จ่าย (เช่น หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย)
• เอกสารอื่นใดที่ใช้ประกอบการคำนวณและยื่นแบบภาษีทุกประเภท เช่น ภ.ง.ด.ต่างๆ, ภ.พ.30, ภ.ธ.40, งบการเงิน

สรุปและคำแนะนำในการเก็บรักษาเอกสาร

• ระยะเวลาขั้นต่ำคือ 5 ปี: ซึ่งเป็นไปตาม พ.ร.บ.การบัญชี และ ประมวลรัษฎากร
• ระยะเวลาที่แนะนำคือ 7 ปี: เพื่อความปลอดภัยและเผื่อกรณีที่กรมสรรพากรอาจสั่งขยายระยะเวลาตรวจสอบ ซึ่งบ่อยครั้งที่การตรวจสอบย้อนหลังมักจะกินระยะเวลาเกิน 5 ปี
• รูปแบบการเก็บรักษา:
  • เอกสารจริง (Hard Copy): เก็บไว้ในที่ปลอดภัย เป็นระเบียบ สะดวกต่อการค้นหา
  • เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Soft Copy): กฎหมายอนุญาตให้เก็บรักษาเอกสารในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องสามารถแสดงผลหรือพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษได้เมื่อมีการตรวจสอบ และต้องมีระบบการจัดเก็บที่น่าเชื่อถือ ปลอดภัย และป้องกันการแก้ไข
• ความสำคัญของเอกสาร: เอกสารเหล่านี้ไม่เพียงใช้เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการพิสูจน์รายได้ ค่าใช้จ่าย และเป็นข้อมูลสำคัญในการบริหารจัดการธุรกิจ หากไม่มีเอกสารหลักฐาน กรมสรรพากรอาจประเมินภาษีเพิ่ม หรือไม่ยอมรับค่าใช้จ่าย ทำให้ต้องเสียภาษีสูงขึ้น หรือถูกปรับ

การบริหารจัดการเอกสารที่ดีและเก็บรักษาให้ครบถ้วนตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด จะช่วยลดความเสี่ยงทางภาษี และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับกิจการได้เป็นอย่างดี

ติดต่อ AccProTax ได้เลยวันนี้

AccProTax พร้อมให้คำปรึกษาและดำเนินการจดทะเบียนแบบครบวงจร

 ฟรี! ให้คำแนะนำเบื้องต้น
 มีแพ็กเกจรายเดือน ปิดงบ รายปี
 ดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญจริง พร้อมให้บริการธุรกิจ SME ทุกประเภท

 ฟรีคำปรึกษาเบื้องต้น
 ดูแลเอกสารให้ครบ จดเสร็จในไม่กี่วัน
 อีเมล: accprotax@gmail.com
 โทร: 02-124-3062
LineOA: @accprotax