เงินทดรองจ่าย
เงินทดรองจ่ายในบริษัทหรือองค์กรที่นิยมใช้ มักมีขนาดที่ใหญ่เพราะ เงินทดรองจ่ายเป็นระบบในการจ่ายเงินมีการกำหนดกฎชัดเจนล่วงหน้า มากกว่าการจ่ายเงินสดย่อย การบันทึกบัญชี มีความแตกต่างกันในบางกิจกรรมการใช้เงิน
เงินทดรองจ่าย มักจ่ายเป็นเงินก้อนใหญ่ มีการสำรองจ่ายไปก่อนได้ แต่จะต้องมีหลักฐานใบขออนุมัติ เมื่อจ่ายชำระแล้ว จะต้องมีรายงานสรุปผลการปฏิบัติงาน และเงินที่จ่ายไป อย่างสมเหตุสมผล และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่บริษัท
การบริหารเงินยืมทดรองจ่าย ประกอบด้วยการ
- ขออนุมัติเงินยืม
- การส่งใช้เงินยืม
- การติดตามลูกหนี้
- และบทลงโทษมีขั้นตอนการปฏิบัติงานตามกฎหมายระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง แนวปฏิบัติ
เอกสารประกอบการยืมเงินทดรองจ่าย
ระยะเวลาการดำเนินการ ระบุให้ชัดเจน เช่น หากเอกสารถูกต้อง ครบถ้วน ท่านจะได้รับเงิน/เช็ค ภายใน 5 วัน
การจ่ายเงินยืมทดรอง เมื่อเอกสารที่ที่ต้องการ เบิกเงินทดรองถูกต้องครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนการจ่ายเงินทดรอง ก็ขึ้นอยู่กับบริษัทของท่านว่ามีการกำหนด การจ่ายเงินทดรองอย่างไร ตัวอย่างเช่น
- กรณีเงินยืมทดรองไม่เกิน 100,000 บาทจ่ายผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) โดยโอนเข้าบัญชีเงินฝากตามที่ผู้ยืมเงินทดรองกำหนด
- กรณีเงินยืมทดรองเกิน 10,000 บาทจ่ายเป็นเช็คขีดคร่อมเฉพาะเท่านั้น โดยให้ผู้ยืมเงินทดรองมารับเช็คที่ส่วนการเงินและบัญชีด้วยตนเอง หรือมอบฉันทะการรับเช็คเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น
เอกสาร/หลักฐานที่ใช้ประกอบการยืมเงินทดรอง
- ควรระบุให้ชัดเจน ว่ามีกี่รายการ ต้องการนำเงินไปใช้เรื่องใดบ้าง
- ลำดับที่
- รายละเอียดการนำไปใช้
- เอกสารแนบที่สำคัญในการยืมเงินทดรอง
เอกสารประกอบการยืมเงินทดรองจ่าย
ใบยืมเงินทดรอง ตามระเบียบที่กำหนดขึ้น
- ชื่อ – สกุล /ตำแหน่ง/ สังกัด/ เบอร์โทร
- วัตถุประสงค์ในการยืม / ระบุวันที่ครบกำหนดการคืนเงิน
- วันที่ต้องการรับเงิน-เช็ค / ระบุการสั่งจ่ายเช็คให้ชัดเจน
- ระบุธนาคาร / เลขที่บัญชี
- ผู้บังคับบัญชา/หัวหน้า รับรองการยืม
เอกสารแนบประกอบการยืมเงินทดรอง
- หนังสือขออนุมัติการเดินทาง / แบบขออนุมัติไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่ (กรณีเดินทางด้วยรถส่วนตัวขอให้อนุมัติการเดินทางให้ชัดเจน)
- กรณีเดินทางไปปฏิบัติงานวิจัย/ดูงาน/เสนอผลงาน ให้ใช้แบบฟอร์มตามที่ส่วนการเจ้าหน้าที่กำหนด
- โครงการ หรือกิจกรรม ที่ได้รับอนุมัติ
- ประมาณการค่าใช้จ่าย
ระยะเวลาการคืนเงินยืมทดรองและการดำเนินการ
การคืนเงินควรระบุให้ชัดเจนว่า มีระยะเวลาในการยืมกี่วัน 15 วัน 30 วัน หรือ 6 เดือน แล้วแต่ความต้องการเงินคืนของบริษัท
กรณีไม่คืนเงินตามกำหนด
ควรมีบทกำหนดโทษ หรือระเบียบการถวงถามให้ชัดเช่น เมื่อ ผิดนัดคืนเงินทดรองจ่าย เช่น
- ขั้นที่ 1 จัดทาหนังสือทวงหนี้
- ขั้นที่ 2 อาจจัดทำหนังสือทวงหนี้ครั้งที่ 2
- ขั้นที่ 3 หักเงินจากเงินเดือน กรณีขาดเป็นรายเดือน เป็นต้น
ทั้งนี้บริษัทอาจระบุการหลักเกณฑ์/อัตรา ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานนอกพื้นที่/หลักฐานการเบิกจ่ายไว้เลยก็ได้ ว่าสิ่งใดสามารถเบิกได้เท่าไรระยะเวลาในการยืม การคืนและข้อบังคับต่าง ๆ
อ้างอิง : https://www.pangpond.com/%e0%b9%80%e0%b8%87%e0%b8%b4%e0%b8%99%e0%b8%97%e0%b8%94%e0%b8%a3%e0%b8%ad%e0%b8%87%e0%b8%88%e0%b9%88%e0%b8%b2%e0%b8%a2
